Microsoft OneNote und Microsoft Outlook sind eng miteinander verzahnt und schlagkräftige Instrumente, um Meetings effizient und transparent zu organisieren.
Sitzungen sind im besten Fall eine effektive Möglichkeit, schnell alle Mitarbeitenden auf denselben Stand zu bringen, Aufgaben zu verteilen und Projekte voranzutreiben. Im schlechtesten Fall sind sie reine Zeitverschwendung. Der Grund sind dabei meist schlechte Vorbereitung, ungenügendes Zeitmanagement und fehlende Sitzungsprotokolle. Besonders ausgeprägt kann das in Online-Sitzungen der Fall sein. Nicht selten kommt es vor, dass Teilnehmende nur mit halbem Ohr zuhören und sich gleichzeitig um anderes kümmern.
Das Dreamteam: Outlook und OneNote
Es braucht keinen grossen Aufwand, um Meetings einerseits effizienter zu gestalten und andererseits die Teilnehmenden besser einzubinden. Das ist verblüffend einfach mithilfe von OneNote und Outlook – beides Programme, die in Microsoft 365 bereits standardmässig enthalten sind.
Outlook dürfte den meisten ein Begriff sein: Mails, Kalender und – ganz wichtig im Zusammenhang mit Sitzungen – Aufgaben. OneNote dagegen ist wohl eine der am wenigsten bekannten Apps von Microsoft 365. Noch immer gilt OneNote als simples Notizen-Programm. An den Desktop angepinnt können damit ganz einfach während eines Arbeitstages wichtige Gedanken festgehalten werden.
Welche Kommunikation braucht welches Tool?
Die logische Forderung: Weg damit. Diese Radikalität ist aber nicht zielführend. Besser ist es, sich Gedanken zu machen, welche Kommunikation welches Tool erfordert. Mails würden in dieser perfekten Welt bloss noch für die eher formelle Kommunikation verwendet. Bei offiziellen Verlautbarungen beispielsweise oder um Verhandlungen mit Kunden zu initialisieren. Entsprechend sauber müssen die Rechtschreibung und das Format sein. Chat-Kanäle, wie sie beispielsweise Microsoft Teams anbietet, sind die informelle Ergänzung: für das Hin und Her in der täglichen Arbeit. Kurze Frage, kurze Antworten.
Unterschätztes OneNote
Doch OneNote kann noch viel mehr. Gerade im Protokollieren von Sitzungen spielt die kleine Software ihre wahren Stärken aus. Bevor Sie jetzt gleich loslegen, sollten Sie sich Gedanken machen, wie Sie die Sitzungsprotokolle in OneNote organisieren möchten. Eine einfache Suche auf YouTube oder ein Austausch mit einem unserer Consultants bringt Sie zu praktischen Anleitungen, wie man sich am besten in OneNote aufstellt. Es lohnt sich, sich erst einmal vertraut zu machen, wie OneNote aufgebaut ist und wie man Informationen organisiert.
Im Meeting selbst sollte jemand aus dem Team ein Live-Protokoll führen. Damit ist nicht die wortwörtliche Protokollierung der Sitzung gemeint, sondern im Wesentlichen ein Beschlussprotokoll. Von Vorteil ist, wenn alle Teilnehmenden gleich live mitlesen können. In einer Online-Konferenz geht das besonders einfach via die Sharing-Funktion. So schafft man einerseits Aufmerksamkeit und erspart sich andererseits die spätere Abnahme des Protokolls. Ganz nach dem Grundsatz: Wer nicht einverstanden ist, möge jetzt sprechen oder für immer schweigen.
Ganz einfach Verbindlichkeit schaffen
Verbindlichkeit zu schaffen, ist in OneNote im Zusammenspiel mit Outlook einfach: Es ist möglich, per Mausklick direkt aus dem Protokoll Aufgaben in Outlook zuzuweisen. Im Idealfall tut dies die Person, die das Protokoll während der Sitzung führt. So schafft man Transparenz im Team. Besonders cool: Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie automatisch im Protokoll abgehakt. An der nächsten Sitzung zeigt ein kurzer Blick ins letzte Protokoll, was bereits erledigt ist. So hat das ganze Team immer die Übersicht über die anstehenden Arbeiten. Selbstverständlich sollte das Protokoll für alle Teilnehmenden freigegeben werden – ein Versand per Mail erübrigt sich.
Fazit
Ein Sofort-Protokoll in OneNote eröffnet nicht nur in Online-Sitzungen völlig neue Möglichkeiten, ein Team zu organisieren. Die transparente Aufgabenzuweisung, die einfache Kontrolle und die unkomplizierte Verknüpfung mit Outlook sowie Microsoft To Do minimiert den Aufwand aller Beteiligten und sorgt für effizientere und kürzere Meetings.
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