E-Mails gehören zu den grössten Zeitfressern. Dabei lässt sich mit dem Einsatz beispielsweise von Microsoft Teams die Effizienz der Arbeit massiv erhöhen.
Wer weniger als 20 Mails täglich in seinem Postfach erhält, soll die Hand heben. Wir können guten Gewissens und aus eigener (vergangener) Erfahrung sagen: Vermutlich sind es fast alle Leserinnen und Leser, die mehr Mails erhalten als die oben genannte Anzahl. E-Mail ist noch immer das Kommunikationsmittel der Wahl. Zu unser aller Leidwesen, denn es ist kompliziert, unübersichtlich und ein furchtbarer Zeitfresser.
Chaos im Mailverkehr
Selbstverständlich gibt es diese beneidenswerten Mitmenschen, die ihren Mailaccount mit akribischer Sorgfalt organisieren, die für jeden Kunden einen eigenen Ordner haben, vielleicht sogar mit Unterordnern, je nach Geschäft. Die auch in der grössten Hektik jedes Mail brav verschieben oder sich sogar die Zeit nehmen, für all diese Nachrichten Regeln zu schreiben. Aber ist das auch effizient, oder doch eher aus der Not geboren? Denn eigentlich ist der Mailverkehr das, was im Englischen als «Mess» bezeichnet wird: Ein furchtbares Durcheinander einzelner Nachrichten, angereichert mit Anhängen, meist begleitet von cc und bcc, damit auch ja niemand, der oder die im Entferntesten mit dem Thema zu tun hat, etwas verpasst.
Das führt zu einer schwerfälligen, unübersichtlichen und unverbindlichen Kommunikation. Gerade die cc-Seuche fordert immer wieder ihre Opfer: «Du warst im cc», als letzte Bastion gegen den Vorwurf, etwas vergessen zu haben. Zum Thema Sicherheit wollen wir gar nicht viel sagen, die Gefahren durch Phishing und Viren dürften hinreichend bekannt sein.
Welche Kommunikation braucht welches Tool?
Die logische Forderung: Weg damit. Diese Radikalität ist aber nicht zielführend. Besser ist es, sich Gedanken zu machen, welche Kommunikation welches Tool erfordert. Mails würden in dieser perfekten Welt bloss noch für die eher formelle Kommunikation verwendet. Bei offiziellen Verlautbarungen beispielsweise oder um Verhandlungen mit Kunden zu initialisieren. Entsprechend sauber müssen die Rechtschreibung und das Format sein. Chat-Kanäle, wie sie beispielsweise Microsoft Teams anbietet, sind die informelle Ergänzung: für das Hin und Her in der täglichen Arbeit. Kurze Frage, kurze Antworten.
Teams als perfektes Zusammenarbeits-Tool
Weitere Tools ermöglichen die Planung oder den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente. Auch hier glänzt Microsoft Teams mit einer ausgereiften und einfachen Lösung. Der bestechende Vorteil: Die Kommunikation ist in themenspezifischen Kanälen angelegt, alle Beteiligten sehen, was besprochen wurde, Dokumente sind zentral im Kanal abgelegt und können gemeinsam bearbeitet werden. Es gibt kein Versionen-Durcheinander mehr, niemand muss sich überlegen, wer wohl noch ins cc gehört, und keiner kann sich später damit herausreden, nicht im Mailverteiler gewesen zu sein. Praktischerweise lassen sich auch externe Kunden und Partner in diesen virtuellen Besprechungsraum einladen. Wer ein Dokument teilen will, tut das mit einem einfachen Link und nicht mehr per Anhang. Das entlastet ganz nebenbei auch die IT-Infrastruktur.
Fazit
Wer den Einsatz der entsprechenden Tools konsequent an seinen Kommunikationsbedürfnissen ausrichtet, kann nur gewinnen: Die Teams arbeiten effizienter, verschwenden weniger Zeit mit Suchen, Dokumente sind (in allen möglichen Formaten!) zentral abgelegt. Das Beste kommt zum Schluss, denn wer weniger als 20 Mails am Tag bekommt, gehört fortan zur privilegierten Minderheit.
Kennen Sie bereits Microsoft Teams und wissen wie man dieses anwendet? In unserem Erklärungsvideo zeigen wir Ihnen die Grundlagen sowie wertvolle Tipps und Tricks.
