Mit Microsoft Teams ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit effizient und ohne Reibungsverluste möglich. Besonders angenehm: Bewährte Prozesse und Apps lassen sich oft ohne Probleme integrieren.
Abteilungsübergreifendes Arbeiten ist in vielen Firmen heute eine Selbstverständlichkeit. Projekte und Prozesse berühren die Verantwortlichkeiten der unterschiedlichsten Funktionen und Zuständigkeiten. Dies - kombiniert mit Teilzeitpensen, Homeoffice und möglicherweise unterschiedlichen Standorten - lässt die Organisation der Arbeit aber nicht selten zur Herkulesarbeit werden. Wer hier noch auf Mails, herkömmliche Telefonie und lokale Datenablage setzt, hat in den meisten Fällen schon verloren.
Gerade für die Organisation etwas komplexerer Projekte eignet sich Microsoft Teams ideal. Kommunikation und Zusammenarbeit können dank des mächtigen Tools so schlank wie möglich gehalten werden. Die Software bietet eine einmalige Vielfalt an Möglichkeiten in einer einheitlichen, vielen Menschen vertrauten Oberfläche.
Die fünf Pfeiler von MS Teams
Microsoft Teams steht im Wesentlichen auf fünf Pfeilern, kann aber durch diverse Apps und Zusatzfunktionen ergänzt werden:
- Teams
- Dateien
- Chat
- Kalender
- Telefonie
Teams: Die Basis jeder guten Zusammenarbeit. Hier wird die Projektgruppe zusammengestellt. Die sorgfältige Auswahl der Mitglieder und die entsprechende Zuteilung der Berechtigungen gewährleistet den kleinstmöglichen Reibungsverlust: Alle Mitarbeitenden werden gezielt mit den für sie nötigen Infos versorgt. Besonders wichtig: In die Gruppen können auch Personen von ausserhalb des Unternehmens eingeladen werden, Partner oder Kunden beispielsweise. Der Kauf eines Microsoft-Produkts ist dazu nicht nötig, eine einfache Registrierung reicht aus.
Dateien: Die vermutliche wertvollste Funktion für eine reibungslose Zusammenarbeit ist der gemeinsame Zugriff auf Dateien via SharePoint. Dies ermöglicht dem Team die zeitgleiche Arbeit an einem Dokument – Mehrfachversionen oder die Arbeit mit veralteten Dateien gehören damit der Vergangenheit an. Die zentrale Speicherung aller Dateien verhindert Doppelspurigkeiten und erleichtert das Auffinden von Dokumenten. Dies alles, kombiniert mit bewährten Backup- und Security-Lösungen aus dem Microsoft-Universum, sowie einer Datenhaltung in der Schweiz sorgt für die nötige Sicherheit.
Chat: In MS Teams ist der Chat mehr als nur der lockere Austausch von Nachrichten. Hier werden kurze Fragen an einzelne Gruppenmitglieder gestellt, ohne die anderen Kolleginnen oder Kollegen mit dem Anliegen belästigen zu müssen. Aber es ist im Chat auch möglich, bei Bedarf gleich einen Anruf oder ein Online-Meeting zu starten und dazu mehrere Teammitglieder einzuladen. Selbstverständlich ist auch das Teilen von Dokumenten möglich.
Kalender: Die Planung von Meetings ist oft eine komplizierte Sache, gerade wenn vielbeschäftigte Kadermitglieder teilnehmen müssen. Teams erlaubt die Verknüpfung der Outlook-Kalender und ermöglicht so die einfache Organisation von Meetings, ohne lange nachfragen zu müssen.
Telefonie: Teams ist auch eine Telefonielösung, inklusive der Einbindung von bestehenden Festnetznummern. Aber das ist noch nicht alles: Mit Teams lassen sich mit wenigen Klicks Videokonferenzen organisieren und durchführen. Ohne Installation einer zusätzlichen Software.
Weitere Apps für jedes Bedürfnis
Wer den Umstieg auf Teams scheut, weil gewisse Prozesse heute bereits bestens organisiert sind, sollte mal einen Blick auf die verfügbaren Apps für die Microsoft-Lösung werfen. Hier sind einerseits weitere Microsoft-Produkte wie Dynamics, oder Power BI problemlos integrierbar. Mit den Extensions von Drittanbietern lassen sich nicht selten auch liebgewonnene und bewährte Apps problemlos in Teams integrieren. Teams ist selbstverständlich nicht auf den PC beschränkt. Die Lösung lässt sich auch auf dem Tablet oder unterwegs auf dem Smartphone problemlos nutzen.
Kennen Sie bereits Microsoft Teams und wissen wie man dieses anwendet? In unserem Erklärungsvideo zeigen wir Ihnen die Grundlagen sowie wertvolle Tipps und Tricks.
