Die Mischung aus Remote- und Präsenzarbeit bringt Unternehmen klare Vorteile – stellt sie aber auch vor neue Herausforderungen. Mit diesen 8 Tipps gelingt «Hybrid Work».
«Hybrid Work», also die Kombination aus Büropräsenz und - und Homeoffice, hat mittlerweile Einzug in zahlreichen Unternehmen gehalten. Angestossen durch die Corona-Pandemie und getragen von der digitalen Transformation ist die hybride Arbeitsform gar quasi zur Norm geworden und bietet mehr Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance und – in der Folge – zufriedenere Mitarbeitende.
Die Hybride Arbeitsumgebung stellt Führungskräfte aber auch vor Herausforderungen: Kommunikationsprobleme, soziale Isolation und der Rückgang der Kreativität sind nur einige Risiken, die Hybrid Work mit sich bringt. Strategische Anpassungen im Unternehmen und der richtige Einsatz digitaler Hilfsmittel wie Microsoft 365 sind deshalb unerlässlich, um diese Hürden zu meistern und den Teamzusammenhalt zu stärken. Mit diesen Tipps und Tricks gelingt Hybrid Work:
1. Vertrauen aufbauenVertrauen ist die Grundlage jeder erfolgreichen Zusammenarbeit, besonders in hybriden Teams. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss geben, der ihnen ermöglicht, sich frei und flexibel im hybriden Arbeitsmodus zu bewegen. Wird dieses Vertrauen den Mitarbeitenden erstmal entgegengebracht, fördert es deren Motivation, Produktivität und Zufriedenheit. In Microsoft 365 legen Mitarbeitende Leistungsziele offen und halten Besprechungen ab, um den offenen Austausch und die transparente Kommunikation zu fördern. Mitarbeitende können Teams-Chat und -Kanäle nutzen, um das gegenseitige Vertrauen zu stärken.
2. Klare Kommunikation und Prozesse etablieren
In einer hybriden Arbeitswelt ist Kommunikation das A und O. Klare Abstimmungsprozesse und ein steter Informationsfluss sind essenziell, um Wissenslücken zu vermeiden und die Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand zu halten. Zuständigkeiten im Kommunikationsverlauf sollten deshalb klar geregelt sein: Wer gibt welche Informationen weiter? Wer im Team muss über Entscheidungen in Kenntnis gesetzt werden? Und zu welchem Zeitpunkt? In Microsoft 365 helfen etwa «Planner» und «To-Do» bei der Aufgabenverteilung und -verfolgung, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.
3. Hybride Meetings effektiv gestalten
Durch Collaboration Tools ist die Versuchung gross, etwelche Arbeitsthemen und Fragen in einem Online-Meeting zu diskutieren. Wie bei Präsenzsitzungen gilt: Hybride Meetings sollten gut vorbereitet und moderiert werden, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder, unabhängig von ihrem Arbeitsort, einbezogen werden. Protokolle, die im Anschluss an alle Meeting-Teilnehmenden verschickt werden, halten alle besprochenen Punkte und Massnahmen fest und tragen somit zu mehr Verbindlichkeit bei. Microsoft Teams bietet Funktionen wie Breakout-Räume, Umfragen und Reaktionen, mit denen Meetings interaktiver gestaltet werden können. Darüber hinaus ermöglicht das Whiteboard-Tool kollaborative Brainstorming-Sessions und visuelle Zusammenarbeit in Echtzeit.
4. Teamzusammenhalt stärken
Um den Zusammenhalt in hybriden Teams zu fördern, sollten regelmässige Präsenztreffen und virtuelle Gespräche, Präsenzsitzungen oder Teamtage organisiert werden. Oft ist hier der Gesprächsstoff ausschlaggebend: Ein Kaffeeklatsch, in dem neben der Arbeit auch über private Themen wie Urlaub oder Familie gesprochen wird, ist dank Microsoft Teams virtuell und standortübergreifend möglich. Solche Gespräche helfen, die sozialen Bindungen auch aus der Distanz zu stärken und den informellen Austausch zu fördern.
5. Flexibilität und klare Strukturen
Hybride Teams profitieren von der Flexibilität, die ihnen dank Homeoffice und Remote-Arbeit ermöglicht wird. Gleichzeitig sind klare Strukturen und Arbeitsanweisungen notwendig, um standortübergreifend die erforderliche Effizienz zu gewährleisten. Führungskräfte sollten hier deutliche Ziele setzen: Kernarbeitszeiten, Büropräsenztage und die Moderation hybrider Meetings müssen geregelt sein, damit sich Mitarbeitende entsprechend organisieren können. Mit OneNote halten sie Arbeitsanweisungen in Microsoft 365 fest und teilen diese mit Kolleg*innen.
6. Weiterbildungsmöglichkeiten bieten
Hybride Teams müssen über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um ihre Aufgaben effizient zu bewältigen. Daher sollten Führungskräfte darauf achten, dass ihre Mitarbeitenden Zugang zu Schulungen, Webinaren und anderen Fortbildungsangeboten haben. So können die Mitarbeitenden ihre Kompetenzen erweitern und stets auf dem neuesten Stand bleiben. Die Viva-Suite in Microsoft 365 erleichtert den Mitarbeitenden Zugang zu internem Fachwissen und bietet Möglichkeiten zu Weiter- und Fortbildung. Lerninhalte lassen sich dabei an individuelle Fähigkeiten und Fertigkeiten anpassen. Durch die Integration von Microsoft Viva in Teams lernen Mitarbeitende in gewohnter Microsoft-Umgebung, tauschen sich im Chat mit anderen Mitarbeitenden aus und helfen einander weiter.
7. Individuelle Bedürfnisse berücksichtigen
Homeoffice ist nicht gleich Homeoffice. Denn jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Bedürfnisse und Herausforderungen. Führungskräfte sollten darauf eingehen und Unterstützung bieten, wo es nötig ist. Dies kann flexible Arbeitszeiten, Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder die Bereitstellung technischer Hilfsmittel umfassen. Microsoft 365 gibt hier die benötigten administrativen Werkzeuge zur Hand, um unter anderem die Terminplanung mit den Mitarbeitenden zu erleichtern.
8. Integration neuer Mitarbeitender erleichtern
Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist in hybriden Teams besonders herausfordernd. Hybride Onboardings und Schulungen sollten organisiert und Mentoren zur Unterstützung neuer Mitarbeiter benannt werden, um eine schnelle und effektive Integration zu gewährleisten. Dank Microsoft Teams sind virtuelle Onboarding-Sitzungen und Trainingsmodule ein Kinderspiel. SharePoint bietet dabei einen zentralen Zugang zu allen wichtigen Onboarding-Dokumenten und -Ressourcen.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Reise in die digitale Zukunft anzutreten und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren, zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Umsetzung und Implementierung passender Lösungen zu helfen.
