Zu viele und falsche Informationen vermindern die Effizienz im Geschäft. Firmen können Gegensteuer geben mit der Optimierung von Prozessen, der Ausbildung der Mitarbeitenden und einem gewissen Kulturwandel.
Der Austausch von Informationen ist für die Zusammenarbeit unerlässlich. Doch oft kippt das Gleichgewicht von benötigten und erwünschten Informationen in eine Überflutung mit oft unwichtigen und unnötigen Informationen. Das schadet einerseits der Arbeitseffizienz und letztlich der Firma selbst, andererseits sind zu viele Informationen auch ungesund.
Digitalisierung und Informationsüberlastung
Zuerst einmal sollte unterschieden werden zwischen privater und beruflicher Informationsüberflutung. Die Private hängt sehr oft mit den sozialen Medien und einem exzessiven Gebrauch von Smartphones zusammen. In diesem Text soll es nur am Rande um dieses Phänomen gehen. Denn auch im beruflichen Umfeld leiden viele Menschen unter einer fast schon unüberschaubaren Lawine von Informationen. Machen wir uns nichts vor: Mit der Digitalisierung hat sich dieses Problem massiv verschärft. Denn nie war es so einfach, Informationen zu teilen. Was auch fleissig gemacht wird. Gemäss einer deutschen Studie aus dem Jahr 2016 gaben 54 Prozent der Arbeitnehmenden an, es gäbe eine Zunahme der zu bewältigenden Arbeitsleistung durch die Digitalisierung. Ebenfalls auffällig: Das Erleben dieser schwer zu bewältigenden Informationsmenge scheint vorrangig höher qualifizierte Beschäftigte zu betreffen.
Klagen Mitarbeitende über Informationsüberlastung bzw. in diesem Zusammenhang über zu viel Arbeit, sollten das die Verantwortlichen durchaus ernst nehmen. Nicht nur wird die Effizienz der Arbeit geschmälert, die Mitarbeitenden reagieren häufig auch mit psychischen Problemen: Stress, Konzentrationsschwierigkeiten, Schuldgefühle, Ermüdungszustände, Unzufriedenheit und nachlassende Motivation. Alles Einflüsse, die sich negativ auf die Arbeitsleistung auswirken.
Die Ursachen für zu viele Informationen
Die erhellende Studie mit dem etwas sperrigen Titel «Informationsfluss am Arbeitsplatz – Umgang mit grossen Informationsmengen vermittelt durch elektronische Medien» der deutschen Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Medizin aus dem Jahr 2020 untersuchte, wann Informationen im Betrieb zu Überlastung und Überforderung führen und wie die Probleme gelöst werden könnten. Das Wichtigste gleich vorneweg: Die Digitalisierung an sich wird nicht infrage gestellt, niemand will mehr zu Bundesordnern und Fax zurück. Aber die Art und Weise, wie in vielen Firmen die digitalen Mittel genutzt werden, ist noch stark verbesserungsfähig.
Die Studie macht vier Punkte aus, die zu digitaler Überlastung führen können:
- Informationsmenge
- Hohe Auftragsmenge
- Unterbrechungen durch digitale Medien
- Schlechte Informationsqualität
Die Ursachen für die Überlastung ist gemäss den Studienautoren oft hausgemacht: Die Informationsflüsse sind schlecht oder überhaupt nicht gestaltet, die Kommunikation ist nicht geregelt und der Umgang mit Informationen wird generell dem Zufall überlassen. Anderen Menschen eine Information zugänglich zu machen, ist mit einem Mausklick erledigt. Was das aber mit den Menschen anrichtet, wird oft nicht bedacht.
Lösungsansätze gegen die Informationsflut
Doch die Studie zeigt nicht nur die Probleme auf, sondern bietet auch bedenkenswerte Lösungsansätze. Insbesondere präventive Massnahmen werden empfohlen. Das Problem der Informationsüberflutung soll also nach Möglichkeit gar nicht erst entstehen. Empfohlen werden im Wesentlichen folgende Massnahmen:
- Fundierte Arbeitszeit- und Personalvorgaben
- Angemessenes Mass an Arbeitsteilung
- Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
- Hohe Qualität der bereitgestellten Information
- Qualifizierung der Arbeitnehmenden
Diese Anregungen treffen eine ganze Reihe von Verantwortlichen, in erster Linie HR und IT. Die IT-Abteilung bzw. die entsprechenden Dienstleister sollten eng in die Optimierung der Informationsflüsse einbezogen werden. Teams in MS 365 ist ein tolles Tool zur Vermeidung von überflüssigen Informationen. Sofern es korrekt genutzt und verwaltet wird. Richtig eingesetzt, kann Teams die richtigen Leute mit den richtigen Daten verbinden und ermöglicht einen schlanken Ablauf. Damit lassen sich die Punkte «Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten» und «Hohe Qualität der bereitgestellten Information» gut organisieren.
Hilfsmittel richtig nutzen
Ebenso wichtig ist der letzte Punkt: «Qualifizierung der Arbeitnehmenden». Damit sind nicht nur die Angestellten gemeint, sondern mindestens so stark das Management. Ein Beispiel: Herrscht in einer Firma keine selbstverständliche Kultur des Vertrauens und der Selbstständigkeit, ist das Risiko von Massenmails viel höher: Es werden möglichst viele Empfänger ins cc genommen. Bei Problemen kann man jederzeit darauf verweisen, dass alle Bescheid wussten. Diese Liste liesse sich beliebig verlängern: Meetings mit zu vielen Teilnehmenden, Unterlagen, die ziellos allen möglichen Leuten zugestellt werden, und Ordner, die wahllos freigegeben werden. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind in einer wohl organisierten Firmenkommunikation die Leitlinien. Wer muss welche Information bekommen, um seine Arbeit erledigen zu können?
Fazit
Informationsüberflutung gibt es nicht nur im Privatleben, sondern auch in vielen Firmen. Verantwortlich dafür sind oft nicht optimal aufgesetzte Prozesse und falsch angewendete digitale Hilfsmittel. Doch auch kulturelle Fehlentwicklungen wie mangelndes Vertrauen oder fehlende Verantwortlichkeiten führen zu schlechter Kommunikation. Der Einsatz von Software – beispielsweise Microsoft 365 – kann den Informationsfluss optimieren und so die Effizienz verbessern.
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