Non-Profit-Organisationen können massiv von Cloud-Lösungen profitieren. Denn mit keiner anderen Technologie ist die Skalierbarkeit von Kosten, Effizienz und Innovation dermassen gross.
Non-Profit-Organisationen (NPO) haben den Anspruch, möglichst viele Spendengelder im Sinne ihrer Gönnerinnen und Gönner einzusetzen. Die Ausgaben für Administration und Marketing sollten daher anteilsmässig möglichst klein sein. Dies ist einer der Gründe, warum viele NPO bis heute vor einer umfassenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse zurückgeschreckt sind. Doch der Druck steigt, dies jetzt nachzuholen. Nicht zuletzt wegen des veränderten Spendenverhaltens eines grossen Teils der Gönnerschaft: Immer mehr Spenden werden spontan mit dem Smartphone getätigt. Wer keine entsprechende Infrastruktur anbieten kann, muss möglicherweise empfindliche Einbussen in Kauf nehmen. Kommt dazu, dass dank einer durchdachten Digitalstrategie die Erfassung und Nachbearbeitung potenzieller Spenderinnen und Spender um einiges einfacher und zielgerichteter erfolgen kann als in analogen Zeiten.
Attraktive Jobs
Die Digitalisierung ist jedoch nicht nur aus Sicht der Spenden zwingend. Gerade jüngere Arbeitnehmende haben gewisse Ansprüche an ihr Arbeitsumfeld. Ordner und Papier haben in diesen Vorstellungen wenig Platz. Mit einer zeitgemässen Arbeitsumgebung trägt ein NPO ausserdem der digitalen Sicherheit vermehrt Rechnung. Denn gerade NPO sind ein bevorzugtes Ziel für Cyberkriminelle.
Nur schon bei einer teilweisen Digitalisierung - Microsoft 365 dürfte in den meisten NPO bereits heute im Einsatz sein, ebenso eine Branchenlösung – stellt sich die Frage nach der zugrundeliegenden Technologie. Einerseits ist es auch heute noch möglich, mit Technologie direkt vor Ort zu arbeiten. Beispielsweise mit einem (teuren) lokalen Server und einigen Arbeitsstationen. Doch dies ist in Zeiten der Cloud nicht mehr der Weisheit letzter Schluss. Weder kostenmässig noch im Hinblick auf das Risikomanagement. Ganz zu schweigen von der rasanten technischen Entwicklung, die mit einer Vor-Ort-Lösung nicht einfach so mitgenommen werden kann.
Gesamtheitlicher Ansatz
Wichtig ist der ganzheitliche Ansatz bei der Digitalisierung. Oft verstehen gerade NPO darunter, entweder die IT-Infrastruktur zu modernisieren oder in den Bereichen Marketing und Kommunikation Insellösungen einzuführen. Doch das sind immer nur Scheinlösungen. Denn häufig steht ein Grundsatzentscheid an: Sollen wir die IT-Infrastruktur unter Einbezug einer Cloud-Lösung modernisieren? Dieser Weg bietet einen einzigartigen Vorteil: Die Skalierung von Kosten und Leistung.
Eine Cloud-Infrastruktur ist hoch flexibel – und dies in gleich mehrfacher Hinsicht. Einerseits kann Leistung temporär dazugemietet werden. Das kann beispielsweise in der Vorweihnachtszeit ein wichtiges Argument sein, wenn die Spendenaufrufe und Kontakte eine Jahresspitze erreichen. Ausserdem kann die IT mit dem Geschäft wachsen - ohne Investitionen wohlgemerkt, die das Budget über Jahre mit Abschreibungen belasten. Auch wenn die Technologie dann längst wieder veraltet oder falsch dimensioniert ist.
Höchste Sicherheitsstandards
Cloud-Lösungen sind technologisch immer auf dem neusten Stand – auch in Bezug auf das Thema Sicherheit. Die grossen Rechenzentren von Anbietern wie Microsoft vermögen IT-Security auf einem Niveau zu finanzieren, die völlig ausser Reichweite eines einzelnen NPO liegt. Der Vorteil der Cloud: Die Kunden finanzieren gemeinsam einen hohen Sicherheitsstandard.
Tools und Lösungen laufen alle auf demselben System und lassen sich unkompliziert integrieren. Gerade das Microsoft-Universum spielt hier seine wahre Stärke aus. Vom Rechenzentrum über die Branchenlösung bis hin zu Marketing- und Bürosoftware ist alles kompatibel. Daten sind lösungsübergreifend und unabhängig vom Standort nutzbar. Dies ermöglicht es, Prozesse neu zu denken und die administrativen Arbeiten mit höchstmöglicher Effizienz zu erledigen.
Effizient und innovativ
Diese Form der Digitalisierung bringt auch eine ganz neue Dynamik ins Team selbst. Neue Ideen lassen sich unkompliziert und ohne grosses Risko ausprobieren. Eine neue Software muss nicht mehr aufwendig integriert werden, sondern kann in der vorhandenen Cloud-Umgebung erstmal auf ihre Wirksamkeit getestet werden. Die Daten liegen nicht in einem Silo, sondern stehen in anderen Tools zur Nutzung bereit. Eine gut aufgestellte, auf Skalierung ausgerichtete Cloud-Umgebung bietet praktisch in Echtzeit eine Übersicht über Spendeneingang, die Vorlieben der Gönnerinnen und Gönner und die administrativen Prozesse. Optimierungen gehen leicht von der Hand und lassen sich im Vorfeld mit Fakten untermauern.
Fazit
Der Umstieg auf eine Cloud ist zwar verlockend, aber auch nicht zu unterschätzen. Gerade wenn Altsysteme im Einsatz sind, muss die Umstellung sorgfältig und professionell vonstattengehen. Es lohnt sich, für diese Arbeit einen Anbieter beizuziehen, der die Eigenheiten und Anforderungen der NPO kennt und respektiert. Ist der Umstieg gelungen, kann das NPO von einer skalierbaren Umgebung profitieren: Mehr Flexibilität, mehr Sicherheit und moderne Arbeitsstrukturen erhöhen die Schlagkraft der Organisation. Und damit auch der zielgerichtete Einsatz jedes Spendenfrankens.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Reise in die digitale Zukunft anzutreten und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren, zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Umsetzung und Implementierung passender Lösungen zu helfen.
