Mit Microsoft Viva ist eine Plattform verfügbar, die Microsoft 365 um einige sehr nützliche Möglichkeiten erweitert. Viva umfasst vier Tools: Insights, Topics, Learning und Connections.
Die breite Lancierung von Viva Ende 2021 zeigt vor allem eines: Das Universum von Microsoft 365 wächst und wird laufend um Features ergänzt, die in einem modernen Arbeitsalltag bald nicht mehr wegzudenken sind. Besonders bestechend: Firmen können zwar mit der Viva Suite gleich das ganze Paket lizenzieren, es ist aber auch möglich, je nach Bedürfnissen auch nur einzelne Anwendungen zu beziehen.
Viva Insights
Viva Insights spielt vor allem auf der zwischenmenschlichen Ebene und begleitet die Mitarbeitenden durch den Arbeitstag: Sie werden vom Tool regelmässig gefragt, wie es ihnen geht, bekommen die Erinnerung, einer Kollegin oder einem Kollegen auch mal ein Lob auszusprechen, können sich den Arbeitstag besser strukturieren und werden falls nötig aufgefordert, eine Pause einzulegen. All diese Einträge sind rein persönlicher Natur und von niemandem – auch nicht mit Admin-Rechten – einsehbar.
Für die Führungsstufe bietet Viva Insights im Reiter «My Team» (bzw. «My Organisation» für Manager) eine Auswertung der Daten – analog zu MyAnalytics. Wie ist die Stimmung? Wie lange dauern Meetings, wie oft kann konzentriert gearbeitet werden? Dies alles ist anonymisiert, was gerade im Hinblick auf den Datenschutz zentral ist. Die individuelle Befindlichkeit einzelner Angestellten ist vertraulich. Logische Folge: Viva Insights ist erst ab einer Teamgrösse von zehn Personen verfügbar. Ein Dashboard zeigt diverse Parameter wie zum Beispiel die Stimmung oder die Belastung der Mitarbeitenden an. Viva Insight dient als Frühindikator, wenn sich beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit generell in die falsche Richtung bewegt.
Viva Topics 
Viva Topics ist die Wissensdatenbank des Unternehmens. Ein simples Beispiel: Eine Firma ist in einer Branche aktiv, in der ganz bestimmte Fachbegriffe sehr wichtig sind. Zu jedem Fachbegriff gibt es eine klare schriftliche Definition, die in Topics abgelegt wird. Taucht dieser Begriff in einem MS-365-Dokument auf, wird auf die Erklärung verlinkt. So ist Wissen schnell und zentral verfügbar.
Die Suche nach Inhalten und Experten ist im gesamten Universum von Microsoft 365 möglich. Die KI findet nicht nur den richtigen Inhalt, sondern zeigt auch, wer in Betrieb ein Spezialist bzw. eine Spezialistin für das entsprechende Thema ist. Dieses Wissensmanagement ist äusserst effizient.
Topics ist gesteuert mit Rollen und Berechtigungen. Auch hierzu ein Beispiel: Wenn einer Begriffserklärung ein Dokument beigefügt ist, das beispielsweise nur Personen aus F&E zugänglich sein sollte, so können diese Berechtigungen direkt hinterlegt werden. F&E-Mitarbeitende sehen das Dokument, alle anderen können zwar die Erklärung lesen, aber nicht das Dokument. Die Rollen wie „Betrachten“, „Mitwirken“ etc. können ebenfalls zugwiesen werden.
Viva Learning 
Viva Learning ist die zentrale Anlaufstelle für die interne Weiterbildung. Gerade für grössere Firmen ist Onboarding und Weiterbildung oft eine aufwendige Arbeit. Viva Learning kann den administrativen Aufwand ganz gewaltig vermindern. Es ist mit diesem Tool möglich, individuelle Lerninhalte sehr einfach bestimmten Personen zuzuordnen. Bleiben wir beim Beispiel Onboarding: Neue Mitarbeitende bekommen via Viva Learning Aufforderung, gewisse Lerninhalte abzuarbeiten. Die Vorgesetzten sehen jederzeit, was bereits erledigt wurde. Besonders smart: Wenn sich Mitarbeitende vertieft mit einem Thema auseinandersetzen, schlägt die KI hinter Viva Learning selbstständig weitere Inhalte vor (auch externe), die möglicherweise in diesem Zusammenhang interessant sind. So wird Weiterbildung von viel Bürokratie befreit und lässt sich trotzdem individuell steuern.
Viva Connection 
Viva Connection bringt – ganz einfach gesagt – Ihr Intranet ins Microsoft Teams. Informationen für die ganze Belegschaft konnten bisher nicht so einfach über Teams ausgespielt werden. Connection ist eine Plattform, mit sehr eng mit Teams verzahnt ist, der Wechsel ins Intranet erübrigt sich. So können Informationen auch direkt in Teams gesucht werden. Wo früher nur einzelne SharePoint-Sites als App angezeigt werden konnten, sind heute ganzen Hubs mit einer globalen Navigation möglich. Die Suche funktioniert direkt in Teams. Gerade die firmenweite Kommunikation wird so vereinfacht und MS Teams unterstützt die Mitarbeitenden noch stärker in der täglichen Arbeit.
Fazit
Die Werkzeuge der Viva Suite setzen an unterschiedlichen Punkten in der Organisation an: Wohlbefinden, Wissensvermittlung, Erkenntnisse zur Mitarbeiterzufriedenheit und -effizienz und Information. Dies alles stark eingebunden in Teams und MS 365. Die Microsoft-Arbeitsumgebung wird so um einen weiteren wichtigen Baustein ergänzt.
Möchten Sie Kommunikation, Wissen, Lernen, Einblicke und Ressourcen miteinander vereinen? Dann schauen Sie sich dazu das Einführungsvideo zu Microsoft Viva an.
