Flexible Arbeitszeiten haben sich in vielen Bereichen durchgesetzt. Ganz ohne Zeiterfassung geht es aber in den meisten Fällen nicht. Digitale Lösungen halten den Aufwand in Grenzen.
Kommen und gehen, wann man möchte, im besten Fall sogar den Ort völlig flexibel wählen: So weit gehen nur die wenigsten Arbeitgeber. Viel öfter sind sogenannte Blockzeiten vorgegeben, während denen die Anwesenheit oder zumindest die Erreichbarkeit gewährleistet sein muss. Gerade bei Jobs mit Kundenkontakt sind solche Regelungen üblich.
Bedürfnis nach flexibler Arbeitszeit
Klar ist: Die Flexibilisierung der Arbeitszeiten entspricht einem überwältigenden Bedürfnis. Gemäss der «Gobal Talent Study» gaben in der Schweiz nicht weniger als 84 Prozent der Befragten an, sie wünschten sich flexible Arbeitszeiten. Eine etwas ältere Studie des Bundes aus dem Jahr 2012 zeigt eine Realität, die diesem Wunsch bereits sehr nahekommt: Bereits vor zehn Jahren hatten 61 Prozent der Arbeitnehmenden in der Schweiz flexible Arbeitszeiten. 17 Prozent waren sogar völlig frei in der Gestaltung ihrer Arbeitszeit.
Gemäss einer Studie des Software-Bewertungsportals capterra zum Thema Work-Life-Balance aus dem Jahr 2021 gaben 48 Prozent der Befragten in Deutschland an, auch am Wochenende zu arbeiten. 53 Prozent beantworten geschäftliche Anrufe auch ausserhalb der regulären Arbeitszeit. Eine Mehrheit sieht darin kein Problem, da die Möglichkeit der flexiblen Arbeitszeit die Work-Life-Balance verbessert.
Dieser Trend hat sich in den letzten Jahren mit dem Siegeszug von Homeoffice noch verstärkt. Doch nicht alles ist Friede, Freude, Eierkuchen. Die Frage, die sich zunehmend mehr Firmen stellen: Ist es überhaupt noch nötig, die Arbeitszeit zu erfassen? Gegenseitiges Vertrauen würde den Spass an der Arbeit noch steigern, so ein oft geäussertes Argument. Grundsätzlich ist das Gesetz allerdings klar: Arbeitszeit muss erfasst werden. Ausnahmeregelungen gibt es unter bestimmten Umständen. Möglich – und sinnvoll – ist das Delegieren der Erfassung an die Angestellten.
Zeiterfassung schützt vor Problemen
Stundenerfassung in der Projektarbeit ist grundsätzlich sinnvoll. Die Kunden wollen oft sehr genau wissen, wie hoch der Aufwand für die von ihnen bezahlte Arbeit ist. Andererseits zeigt gerade die Studie des Bundes aus dem Jahr 2012, dass die Probleme ohne Zeiterfassung eher grösser werden. Die Resultate sprechen eine deutliche Sprache: Fast 90 Prozent der Mitarbeitenden mit flexibler Arbeitszeit, aber ohne Zeiterfassung gaben an, länger zu arbeiten als vertraglich abgemacht. Diese Gruppe arbeitete auch am häufigsten bei Krankheit. Dieser sogenannte Präsentismus ist grundsätzlich unerwünscht und zeigt, dass in flexiblen Arbeitsverhältnissen ohne Zeiterfassung oft der Wurm steckt. Hoch qualifizierte und leitende Angestellte mit flexibler Arbeitszeit ohne Zeiterfassung sind gemäss dieser Studie denn auch am unzufriedensten mit ihrer Arbeitszeitregelung. Der Grund: Ohne Zeiterfassung merkt niemand, wie gross ihr Aufwand ist, entsprechend fehlt es oft an Wertschätzung.
Digitale Tools zur unbürokratischen Zeiterfassung
Für Firmen ist die Situation klar: Flexible Arbeitszeiten sind ein weitverbreiteter Wunsch, allerdings sollte die Arbeitszeit trotzdem erfasst werden. Das ist heute auch ohne Stempeluhr und Präsenz problemlos möglich. So sind im SharePoint Store diverse Apps – zum Teil sogar gratis – verfügbar, mit denen die Arbeitszeit online und einfach erfasst werden kann. Die Suche mit «Timesheet» oder «Time keeping» führt zu den entsprechenden Tools. Die meisten Projektmanagement-Tools bieten eine einfache, ortsunabhängige Zeiterfassung an.
Fazit
Flexible Arbeitszeiten sind ein grosses Bedürfnis. Parallel dazu besteht aber die Notwendigkeit, weiterhin die Arbeitsstunden genau zu erfassen. Andernfalls droht die Selbstausbeutung und verbunden damit gesundheitliche Probleme und Unzufriedenheit – vor allem auf Führungsstufe. Mit digitalen Hilfsmitteln, die teils direkt in Microsoft 365 integriert sind, lässt sich die Arbeitszeit einfach und schnell erfassen. Ganz besonders bei projektorientierter Arbeit ist das ungemein praktisch.
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