Der Begriff "Das Papierlose-Büro" kursiert schon seit längerem in den Köpfen aller Unternehmerinnen und Unternehmer. Auf den ersten Blick scheint es, dass es eine äusserst schwierige und aufwändige Aufgabe ist. In der Tat ist es allerdings einfacher als man denken kann – umso mehr angesichts der Tatsache, dass das flexible Arbeiten an Bedeutung gewann in den letzten Jahren.
Papierloses Büro – ist dieses überhaupt möglich?
Arbeiten auf Distanz hat viele bestehende Entwicklungen vorangetrieben – unter anderem auch den Trend zum papierlosen Büro. Papierloses Büro ist der erste Schritt in Richtung einer digitalen Unternehmenstransformation, wobei Geschäftsprozesse systematisch von Papier befreit werden. Den Kern eines papierlosen Büros bildet die Digitalisierung.
Aktuell agieren nur 18 Prozent der Unternehmen vollständig papierlos. Es gilt zudem als nachgewiesen, dass der Umgang mit Papier zu einem Produktivitätsverlust von bis zu 21,3 Prozent führt. Unternehmen geben bis 3 Prozent deren Umsatzes für das Drucken von Dokumenten aus, was selbstverständlich auf Kosten der Umwelt geht. Die Produktion eines DIN-A4-Papierblatts erfordert dabei den Verbrauch von etwa 10 Liter Wasser – insgesamt werden zum Beispiel in der Schweiz ca. 2.2 Millionen Tonnen Papier jährlich produziert.
Aufgrund dieser Umstände machen sich allerdings immer mehr Unternehmen Gedanken, einen Schritt papierloser zu werden und ihre Kommunikationsprozesse zu digitalisieren. Auch die Homeoffice-Arbeit trägt zum Voranschreiten des papierlosen Büros bei. Daneben wird die Einführung des papierlosen Büros auch auf der gesetzlichen Ebene gefördert, wobei der Gesetzgeber günstige Voraussetzungen für papierloses Büro schafft.
Schritte in Richtung eines papierlosen Büros
Um ein papierloses Büro im eigenen Unternehmen etablieren zu können, schlagen wir Ihnen ein paar konkrete und umsetzbare Schritte vor, deren Befolgung Ihnen hilft, zunehmend papierlos zu arbeiten.
Diese Schritte sind:
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Beschaffung und Evaluation einer vollumfänglichen Brachensoftware, welche den digitalen Informationsaustausch fördert.
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Digitalisierung von Dokumenten mit Hilfe einer passenden Software für die Archivierung eines entsprechenden OCR-fähigen Multifunktionsgerätes.
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Offene Kommunikation mit den aktuellen Kunden und Partnern, wie auf gegenseitigen Papierverkehr verzichtet werden kann.
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Implementierung einer von überall zugänglichen Ablage für interne-, wie auch externe Dokumente.
Wir können Sie gerne bei jedem dieser Schritte unterstützen. Sei es beispielsweise bei der Beschaffung einer passenden IT-Umgebung für die Etablierung eines papierlosen Büros. Verschiedene Tools aus dem Microsoft 365 Portfolio können Ihnen dabei ebenfalls den Übergang zum papierlosen Büro erleichtern.
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