Microsoft implementiert auf der Teams-Plattform Viva das Tool Headspace. Damit lassen sich die negativen Auswirkungen der digitalen Zusammenarbeit abfedern.
Die digitale Zusammenarbeit macht vieles einfacher. Und einige Dinge auch schwieriger: Zum Beispiel ungestörtes Arbeiten, regelmässige Pausen zwischen Sitzungen oder im Homeoffice die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit. Microsoft gibt mit der Viva-Plattform Gegensteuer. Jüngstes Kind auf der Plattform: die Integration von Headspace in Viva Insights, einem der vier Bereiche in Viva. Headspace ist eine der bekanntesten Meditationsplattformen der Welt. In Viva Insights Headspace gibt es jetzt zum Beispiel die Möglichkeit, seinen Tag mit einer Meditation zu beginnen. Man wählt zu diesem Zweck aus einem grossen Musikangebot aus und absolviert eine kurze Meditation. Der Sinn dahinter: Die Arbeit hat einen klaren Startpunkt, man sammelt und erdet sich, bevor die Hektik des Alltags losgeht.
Balance zwischen Hektik und Ruhe
Die Möglichkeiten von Headspace sind damit noch nicht erschöpft. Ziel der Integration von Headspace in Microsoft Viva – und damit auch in Microsoft Teams – ist die Balance zwischen aktiver Zusammenarbeit und ruhiger Einzelarbeit. Der stete Informationsfluss soll dabei bewusst unterbrochen werden, damit man seinen Geist aufladen kann. Diese Ruhe zwischendurch ist essenziell für eine effiziente Arbeit. Entsprechend ist es in Headspace bzw. Viva Insights möglich, sich selbst Ruhezeiten zu verschreiben, während denen keine Mails, Chats oder sonstige Anfragen möglich sind. Selbstverständlich ist diese Auszeit für die Kolleginnen und Kollegen sichtbar, damit sie den Wunsch nach Ruhe auch respektieren können.
Die angeleiteten Meditationen und andere Achtsamkeitsübungen in Headspace haben einen ähnlichen Hintergrund: Wer in einer hektischen Umgebung tätig ist, tankt so seine Reserven wieder auf und fokussiert sich neu. Diese Fokus-Zeit lässt sich bereits im Vorfeld einplanen. Das ist durchaus sinnvoll, denn bei einem knappen Projektplan ist man schnell bereit, in eine gewisse Hektik zu verfallen. Was der Effizienz meistens nicht dienlich ist. Die Ruhezeiten lassen sich direkt mit Outlook und Teams synchronisieren. So ist es möglich, dass ausserhalb der Arbeitszeit gar keine Mails oder Chats mehr aufs Handy weitergeleitet werden. Administratoren haben übrigens die Möglichkeit, Ruhezeit-Vorschriften der Firma direkt in Viva Insights durchzusetzen.
Pausen zwischen Meetings!
Genauso wichtig ist – gerade in grösseren Betrieben – die vernünftige Organisation von Meetings. Wer kennt nicht das Teammitglied, welches das Meeting minutengenau verlassen muss, weil unmittelbar anschliessend die nächste Sitzung folgt? Diese Art der Zeitplanung ist ausserordentlich ineffizient. Es fehlt einerseits die Erholung und Neufokussierung. Andererseits verdient jedes Meeting eine kurze inhaltliche Vorbereitung. In Headspace können solche Pausen automatisch geplant werden. In Outlook ist es für Kolleginnen und Kollegen gar nicht mehr möglich, einem ein Meeting ohne Pause aufs Auge zu drücken.
Fazit
Auch und gerade im Homeoffice sind solche Tools wertvoll. Studien haben gezeigt, dass die Abgrenzung zwischen Privatleben und Arbeit sehr schwierig ist, was bei vielen Menschen zu einer höheren gesundheitlichen Belastung führt. Viva Insights bietet mit Headspace nun noch mehr Möglichkeiten, die negativen Folgen der digitalisierten Arbeitsweise abzumildern und damit gesund zu bleiben und effizient zu arbeiten.
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