Mail, Meetings, Multitasking, Kollegen und Social Media: Das sind die fünf schlimmsten Gegner produktiver Arbeit. Wer die richtigen Tools nutzt, weist den Schrecken aber in seine Schranken.
Es gibt da diese Werbung: Eine Frau sieht am Morgen im Büro als erstes den Zähler für die ungelesenen E-Mails in die Höhe schiessen, verdreht die Augen, öffnet die Schublade und zieht sich wohlig seufzend ein Stück Schokolade rein. Klar, viele Mails sind eine mühsame Angelegenheit. Aber ob die Antwort darauf erst mal eine kleine Pause ist, darf – auch aus Sicht der Produktivität – durchaus bezweifelt werden.
Tatsächlich zeigen aber diverse Studien: Zu viele E-Mails steht auf der Liste der Produktivitätskiller an zweiter Stelle. Kurz nach dem Umstand, dass zu vieles aufs Mal erledigt werden soll – oft beschönigend als Multitasking bezeichnet. Auf Rang drei folgen die Kollegen, dann ineffiziente Meetings und auf Rang 5 schaffte es Social Media. Es gibt aber durchaus Möglichkeiten, Gegensteuer zu geben. Schokolade zu essen, dürfte wohl kaum dazugehören.
Multitasking
Wer als besonders produktiv gelten will, betont, multitaskingfähig zu sein. Was man damit aber vor allem zeigt: Das Verständnis dafür, wie das Hirn funktioniert, ist eher unterentwickelt. Die Hirnforschung kommt einhellig zum Schluss: Der Mensch kann das nicht, weil das Hirn rein biologisch nicht dazu in der Lage ist. Das Hirn ist am leistungsfähigsten, wenn es sich voll – und möglichst länger als 10 Minuten – auf eine einzige Sache konzentrieren kann.
Tipp gegen Ineffizienz: Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen die Digitalisierung bietet: Planen Sie Ihren Tag oder Ihre Woche. Seien Sie dabei realistisch und räumen Sie sich genügend Zeit für die anstehenden Arbeiten ein. Eine To-do-Liste bspw. via Microsoft Planner sorgt ebenfalls für mehr Disziplin. Vermeiden Sie Störungen (siehe auch Punkt 3, Kollegen) und zeigen Sie bereits im Kalender an, wann Sie nicht gestört werden wollen.
Vor 30 Jahren glaubte man noch, mit E-Mail das perfekte digitale Kommunikationsmittel entdeckt zu haben. Besonders die cc-Funktion erfreute – und erfreut – sich grösster Beliebtheit. Der Verteiler wird so gewählt, dass alle, die auch nur im Entferntesten mit der Arbeit zu tun haben, alle, die man beeindrucken will, alle, die es eigentlich auch wissen sollten, damit man nicht allein die Verantwortung trägt… Sie wissen, worauf es hinausläuft. Etwas roh ausgedrückt, handelt es sich in solchen Fällen oft um «Save my Ass»-Mails. Es gibt ein einfaches Rechenbeispiel: Wenn jemand 100 Mails bekommt und für jedes Mail 5 Minuten investiert (lesen, überlegen, allenfalls antworten), dann ist das ein Arbeitstag. Ohne eine produktive Minute für eigene Mails, die man in cc verschicken könnte.
Tipps gegen E-Mail-Flut: Lassen Sie es einfach bleiben. Organisieren Sie die interne und die projektbezogene Kommunikation mit Kunden mit geeigneten Tools. Microsoft 365 bietet hier eine ganze Palette von Möglichkeiten für Chats, längere Mitteilungen, gemeinsame Dokumente usw. Entsprechend organisiert fallen Mails zur täglichen Arbeit praktisch ganz weg. So freut man sich über die zwei, drei Mails von neuen Kunden, die eine Offerte möchten.
Teammitglieder
Die einen wollen kurz plaudern, die anderen beklagen sich über den Chef und die dritten wollen wissen, warum der Drucker nicht funktioniert. Allen gemein ist: Oft stören sie im falschen Moment.
Tipps gegen störende Teammitglieder: Seien Sie klar in ihrer Zeitplanung. Ihr öffentlicher Kalender spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle: Tragen Sie ein, wann Sie ansprechbar sind und wann eben nicht. Hilfreich sind auch Zettel, gut sichtbar am Pult oder an der Bürotür angebracht: Bitte nicht stören. Doch der Mensch ist nun mal ein soziales Wesen, darum sollten Sie sich nicht den ganzen Tag verbarrikadieren, sondern an der Kaffee- oder Mittagspause Präsenz zeigen. Oder wenn Sie gerade mal ihre vier oder fünf Mails lesen, auch offen sein für Fragen, Klagen und Gerüchte. Das trägt zu einem guten Betriebsklima bei, was wiederum die Produktivität fördert.
Meetings
Meetings sind – seien wir ehrlich – eine Seuche. Zu häufig, zu schlecht vorbereitet, mit zu vielen Teilnehmenden. Klar, es braucht den persönlichen Austausch, die Reibung der Ideen, um auf kreative und überraschende Ideen zu kommen. Doch viel zu häufig geht es um Routinetreffen, die niemand richtig ernst nimmt. Der Leerlauf ist vorprogrammiert. Entsprechend häufig werden während Meetings E-Mails beantwortet (das hatten wir schon) oder schlicht die Social-Media-Kanäle durchstöbert (das kommt noch).
Tipps gegen ineffiziente Meetings: Am Anfang einer Meeting-Planung steht eine simple Frage: Wer muss wirklich dabei sein? Reichen zwei, drei wirklich kompetente Kolleginnen und Kollegen? Die zweite Frage ist ebenso wichtig: Wer hat den Lead? Diese Person macht eine Traktandenliste, einen Zeitplan (ganz wichtig!) und würgt während der Sitzung unnötige Diskussionen und lustige Episoden ab. Oder etwas positiver formuliert: Sie sorgt dafür, dass alle thematisch bei der Sache bleiben. Die Voraussetzung: Chefs müssen auch mal etwas delegieren und die Teammitglieder müssen Verantwortung übernehmen. Fragen Sie sich, ob es statt vieler Meetings einfach ein praktisches Planungs-Tool braucht, damit alle immer auf demselben Stand sind.
Social Media
Die Ablenkungen, mit denen das private Handy lockt, sind mannigfaltig. Wurde mein Kommentar auf Facebook schon kommentiert? Wie kommt das neue Bild auf Instagram an? Gibts im Gruppenchat was Neues? Das Leben im Internet steht ja nicht still, wenn man arbeitet. Wie wir wissen, ist Multitasking keine unserer Kernkompetenzen, also wiegt jeder Blick aufs Handy schwer für die Produktivität.
Tipps gegen die Versuchung: Ein guter Leitfaden, um mit den Verlockungen von Social Media während der Arbeit umzugehen, ist ein Zitat des irischen Schriftstellers Oscar Wilde: «Ich kann allem Widerstehen, nur nicht der Versuchung.» Reduzieren Sie die Versuchungen während der Arbeit: Die Stummschaltung des Handys ist ein erster Schritt. Nützt das nichts, gibt es den Flugmodus. Lassen Sie während Sitzungen ihr Handy an Ihrem Arbeitsplatz. Üben Sie Selbstdisziplin. Während der Pause dürfen Sie sich umso unbeschwerter über alle Likes und Kommentare freuen.
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