Die multifunktionelle Kommunikationsplattform Microsoft Teams stellt nicht nur einen essenziellen Bestandteil der heutigen Arbeitswelt, sondern auch ein hilfreiches Instrument zur Automatisierung der Arbeitsroutine dar. Diese Tricks helfen Ihnen, Microsoft Teams erfolgreich einzuführen und davon profitieren zu können.
1. Klein anfangen
Microsoft Teams ist eine universale Lösung, die sich für alle Unternehmenstypen und -größen eignet. Der Einführungsprozess unterscheidet sich allerdings je nach der Unternehmensspezifik. Für kleine und mittlere Unternehmen empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen, bei dem die Einführung mit zwei oder drei Teams oder Schlüsselpersonen angefangen wird. Auf solche Weise können Sie sich mit der Funktionsweise von Microsoft Teams in kleinen Maßstäben vertraut machen und Einsichten für eine unternehmensübergreifende Einführung gewinnen.
2. Zuständigkeiten festlegen
Für die Einführung von Microsoft Teams sind Sie auf Ihren IT-Administrator und der Testgruppe angewiesen, um die Plattform testen zu können. Überlegen Sie noch vor der Einführung, wer diese Rollen übernimmt und mit welchen Befugnissen die Kollegen ausgestattet werden. Dies hilft Missverständnisse zu vermeiden und ermöglicht ein reibungsloses Einführungsvorgehen.
3. Netzwerk vorbereiten
Damit die Einführung von Microsoft Teams technisch gelingt, soll das organisationale Netzwerk entsprechend vorbereitet werden. Dabei geht es um die Überprüfung des Internetzugangs an allen Standorten sowie um die Überprüfung der Office 365-Domäne und der Bereitstellung von Exchange Online sowie Sharepoint Online. In manchen Fällen kann eine Netzwerkoptimierung erforderlich sein.
4. Schrittweise vorgehen
Der beste Weg zur organisationsübergreifenden Bereitstellung von Microsoft Teams ist die Einführung in vier Phasen. Diese sind: die Erstellung der ersten Teams und Kanäle, das Einbeziehen der Testuser, die Nutzungsüberwachung und das Einholen von Feedback sowie die Bereitstellung von Ressourcen für eine organisationsübergreifende Einführung. Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen wurden von Microsoft vordefinierte Vorlagen mit Kanälen, Einstellungen und Apps ausgearbeitet, mit denen Teams schnell und einfach erstellt werden. Verzichten Sie nicht darauf, diese zu nutzen – So sparen Sie Mühe und Zeit.
5. Sofort starten
Bereits in der Planungsphase einer organisationsweiten Bereitstellung können Sie mit Microsoft Teams arbeiten, indem Sie diese bei der Planung einsetzen. Führen Sie Teams mit Chat, Kanälen und Apps ein – daran anknüpfend können Sie weitere Features testen, wie Besprechungen und Konferenzen sowie Voice-over-IP. Dank diesen ersten Erfahrungen lernen Sie die Plattform schneller und besser kennen und halten die Einführungsphase möglichst kurz. Darüber hinaus können Sie aufgrund Ihrer Erfahrungen einen Leitfaden für die Mitarbeiter erstellen, um sie bei der Arbeit mit Microsoft Teams anzuleiten.
