Gerade Microsoft bietet zahlreiche Tools, welche die Produktivität massiv steigern. Einsatz und Anwendung sind einfach und erfordern keinen grossen Initialaufwand.
Die Produktivität leidet im Büroalltag oft, weil nicht die optimale Software für eine Aufgabe eingesetzt wird und es keine einheitlichen Prozesse gibt. Noch viel zu häufig setzen gerade kleinere Unternehmen ausschliesslich auf Word, Excel und Mail. Diese Tools sind – richtig eingesetzt – sicherlich Gold wert. Doch für gewisse Aufgaben gibt es bessere Werkzeuge.
Kommunikation
Wer kennt es nicht, das Mail mit den 15 Leuten im cc? Diese Schrotflinten-Kommunikation – breit gestreut und ungezielt, in der Hoffnung, dass man schon was trifft – ist ein enormer Zeitfresser. Gerade in fortlaufenden Projekten verbringt man zu viel Zeit damit, diejenigen Informationen aus der Mailflut zu fischen, die tatsächlich für einen selbst von Belang sind. Dabei bietet Office 365 wunderbare Möglichkeiten, effizient und zielgerichtet zu kommunizieren. Microsoft Teams soll hier an erster Stelle erwähnt werden. Auf dieser zentralen Plattform lassen sich Dateien teilen, Chats organisieren oder schnell und einfach Video-Konferenzen umsetzen. In Kombination mit Outlook erübrigt sich ein aufwendiger Mailverkehr. Wer öfters mal kurz mit Kolleg:innen chatten möchte, ist mit Yammer sehr gut bedient. Der schnelle, unkomplizierte und niederschwellige Austausch fördert gerade in dezentral arbeitenden Teams die Kreativität und trägt zur effizienten Kommunikation bei.
Dateien
Wissensarbeit, aber auch administrative Aufgaben sind häufig verbunden mit der Produktion von Dateien – Word, Excel, PDF beispielsweise. Diese Dateien durchlaufen oft einen Herstellungs- und Abnahmeprozess. Nichts ist schlimmer, als in einem veralteten Dokument Änderungen vorzunehmen. Nicht selten muss am Schluss eine arme Seele all die verschiedenen – natürlich per Mail verschickten – Versionen wieder zusammenführen. Das ist fehleranfällig und mit grossem Mehraufwand verbunden. Besser ist, wenn alle Teammitglieder an derselben Datei arbeiten. Das ist mir Microsoft SharePoint sehr einfach umsetzbar. In dieser Cloud-Lösung greifen alle Team-Member auf einen Speicher zu und arbeiten automatisch am gleichen Dokument. Die Dokumente sind immer auf dem neusten Stand und man sieht, wer welche Änderung vorgenommen hat. Etwas weniger komfortabel, aber ebenfalls gut machbar ist das auch mit dem Cloud-Speicher OneDrive.
Mobilität
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden auch unterwegs mit dem Smartphone auf möglichst viele Informationen zugreifen können. Auch hier bieten die Office-365-Apps die perfekte Umgebung. Es geht nicht darum, einen Word-Text am Handy zu bearbeiten – das möchte man echt niemandem zumuten. Aber ein kurzer Abgleich der Termine im Zug, eine spontane Videokonferenz zur Lösung eines dringenden Problems oder die Kontrolle eines druckfertigen PDFs ist unterwegs problemlos möglich. Auch hier gilt: Verzichten Sie, wenn immer möglich auf eine Kommunikation per Mail.
Ausfallzeiten
Es ist einfach nur ärgerlich, wenn die IT nicht funktioniert. Hierfür kommen verschiedene Gründe infrage: Veraltete oder unsachgemäss gewartete Infrastruktur, falsche Bedienung oder auch inkompatible Tools. Gerade Letzteres ist eine häufige Ursache für Friktionen und Leerläufe.
Erfahren Sie, welche Möglichkeiten der Microsoft Planner Ihnen bietet und nutzen Sie das Tool zur Produktivitätsplanung Ihres Teams im Home-Office.
