KMU: Darum ist IT-Outsourcing der Königsweg

Viele KMU stehen vor der Frage, ob sie ihre IT-Infrastruktur noch intern betreuen können. Ein nüchterner Blick auf die Themen Sicherheit, Finanzen und Prozesse zeigt: In den meisten Fällen führt kein Weg an der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister vorbei. 

Gerade in KMU ist die IT oft eine organisch gewachsene Angelegenheit: Man investierte über die Jahre hinweg in Hard- und Software, nicht selten betreut von einem internen Mitarbeitenden, der «etwas von PCs versteht». Oft geht das recht lange ziemlich gut – bis Probleme auftauchen: Ein Security-Vorfall, ein grosses Update, ein personeller Wechsel. Und plötzlich ist da diese Ungewissheit: Funktioniert noch alles? Wo überall sind unsere Daten? Warum können unsere Partner nicht mehr einwandfrei mit uns zusammenarbeiten? Und nicht zuletzt: Was kostet das eigentlich alles? 

Spätestens in diesem Moment müssen sich die Verantwortlichen in der Firma fragen, ob sie ihre IT nicht besser auslagern würden. Die Digitalisierung ist ein Trend, dem sich keine Branche entziehen kann. Daten zu Produktionsprozessen, Kunden, Angestellten, Umsätzen, Entwicklungen und vielem mehr sind heute die Lebensadern jedes Unternehmens. Ausgerechnet diese vitalen Funktionen sind in vielen gerade kleineren Betrieben aber in den Händen von Laien, die mehr schlecht als recht wissen, was sie tun. Kein KMU-Patron würde an seine Hightech-Maschine eine mangelhaft ausgebildete Person setzen, zu gross ist das Risiko einer Fehlbedienung.  

Die Gründe für ein Outsourcing

Ganz kühl betrachtet, gibt es einige Gründe, warum man seine IT-Infrastruktur in die Hände eines unabhängigen Dienstleisters legen sollte, der über ein Team von ausgewiesenen Spezialisten verfügt.  

• Rasante technische Entwicklung: Das Veränderungstempo im Bereich der Digitalisierung ist brutal. Stichworte sind hier Cloud, künstliche Intelligenz und die immer breiteren Möglichkeiten der ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Einer einzelnen Person ist es praktisch unmöglich, hier die Übersicht zu behalten und entsprechende Massnahmen einzuleiten.  
• IT-Security: Gerade in diesem Bereich zeigt sich der wahre Wert hoch spezialisierter Fachleute. Die Dynamik zwischen Angreifern und Verteidigern ist gross, ein sicheres System muss dauernd proaktiv überwacht und nachgerüstet werden. Die regelmässigen Updates aller Systeme – unter Gewährleistung der operativen Funktionalität – und das schnelle Einspielen relevanter Sicherheitspatches erfordern ein grosses Mass an Wissen und Professionalität. Eine Aufgabe, an der eine kleine interne IT-Abteilung mit grösster Wahrscheinlichkeit scheitert – mit entsprechend fatalen Folgen. Dem Thema Security verwandt ist das Thema Compliance. Mit dem neuen Datenschutzgesetz ist die korrekte Datenhaltung zentral. Diese korrekt umzusetzen, ist auch für Profis anspruchsvoll, der Teufel sitzt oft im Detail. 
• Fachkräftemangel: Einer ist keiner. Die Betreuung der IT-Infrastruktur muss 365 Tage im Jahr gewährleistet sein. Das bedingt zwingend mehrere Mitarbeitende, die alle dasselbe grosse Wissen haben müssen. Der heutige Arbeitsmarkt stellt diese Ressource kaum noch bereit.  
• Kosten: Die Kostenwahrheit ist ein wichtiger Treiber beim Outsourcing der IT. Dieser Bereich ist bei einer internen Lösung oft eine Blackbox, versteckte Kosten beschönigen das Bild (Lohn- und Lizenzkosten, Abschreibungen etc.). Werden knallhart alle Kosten einkalkuliert, bleibt von der günstigen internen IT oft nicht mehr viel übrig. Externe Dienstleister ermöglichen es einem KMU, mit transparenten Kosten zu budgetieren. Auch im Fall eines Wachstums der Firma. Und dies immer mit einer IT, die dem Stand der Technik entspricht. 

Lohnt sich die eigene IT-Infrastruktur

Steht ein Wechsel zu einem externen Dienstleister an, stellt sich immer dieselbe Frage: Will man noch eigene Hardware wie z.B. Server oder ein komplettes Outsourcing? Das Gefühl sagt möglicherweise, dass man so einen wichtigen Bereich nicht komplett aus der Hand geben möchte. Das kann in gewissen Situationen tatsächlich eine valable Lösung sein, die wir von zurichnetgroup auch unterstützen. In vielen Fällen lohnt sich jedoch ein komplettes Outsourcing. Die eigene IT ist immer ein Unikat. Externe Spezialisten müssen sich einarbeiten, das Zusammenspiel der diversen Komponenten ist vermutlich nicht so gut ausgetestet wie in einem Rechenzentrum. Die regelmässige Erneuerung ist ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt. Ausserdem wird es schwieriger, im Notfall kurzfristig auf hoch spezialisierte externe Fachleute beispielsweise aus dem Security-Bereich zurückzugreifen, da diese das System möglicherweise nicht kennen. 

Heute ist es kein Problem mehr, die ganze IT-Infrastruktur in der Cloud zu betreiben. Einzig die Zugänge vor Ort (PCs, Laptops, Smartphones etc. und entsprechende Netzwerkkomponenten) sind noch physisch in der Firma vorhanden. Diese können aber problemlos ebenfalls aus der Ferne gewartet und überwacht werden. 

Microsoft 365 als neuer Standard

Für viele KMU ist die reibungslose digitale – und sichere - Zusammenarbeit innerhalb der Firma, aber auch mit Partnern und Kunden ein zunehmend drängendes Anliegen. Die Digitalisierung ermöglicht diesbezüglich schlanke Prozesse und sogar völlig neue Möglichkeiten – sofern die Systeme kompatibel sind. In der Geschäftswelt hat sich in den letzten Jahren Microsoft 365 als eigentlicher Standard durchgesetzt. Die meisten Firmen arbeiten in der einen oder anderen Form mit dieser Plattform und erweitern so ihren digitalen Handlungsspielraum ganz massiv. Die zurichnetgroup ist spezialisiert auf die massgeschneiderte Implementierung von Microsoft 365.  

Weiterbildung ist zwingend

Der Umstieg auf Microsoft 365 – wir sprechen hier ganz bewusst nicht nur von den üblichen Office-Tools wie Word oder Excel – ist ein Schritt, der umsichtig begleitet werden will. Gemeinsam mit dem Dienstleister sollten sich die Verantwortlichen in Workshops klar darüber werden, wohin die Digitalisierungsreise gehen soll und was das Ziel des Umstiegs ist. Die Mitarbeitenden müssen während des Wechsels adäquat ausgebildet werden, damit sie die Tools möglichst effizient und bequem nutzen können. Denn nur, wer seine Werkzeuge wirklich versteht und damit bessere Resultate erzielt, arbeitet auch wirklich gern damit. 

Fazit

Die IT-Infrastruktur ist in vielen Firmen das schlagende Herz des Betriebs. Die Ansprüche an Sicherheit und Effizienz werden aber immer komplexer. In diesem Umfeld sind gerade in KMUs interne IT-Abteilung häufig überfordert und letztlich auch zu teuer. Externe Dienstleister gewährleisten einerseits ein hohes professionelles Niveau bei Unterhalt, Überwachung und Modernisierung der IT-Infrastruktur. Andererseits sind sie bei einer Vollkostenrechnung finanziell konkurrenzfähig zur internen Lösung. In der Geschäftswelt hat sich Microsoft 365 als Kollaborationsplattform auf breiter Front als Standard durchgesetzt. Der Umstieg will aber wohl vorbereitet sein, mit klaren Zielen und einem umfassen Einbezug der Belegschaft. Deren Ausbildung an den eingesetzten Tools ist ein wichtiger Pfeiler in der Umstiegs-Strategie. 

Wenn Sie bereit sind, Ihre Reise in die digitale Zukunft anzutreten und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren, zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Umsetzung und Implementierung passender Lösungen zu helfen.