Microsoft Planner, das vielseitige Aufgaben- und Projektmanagement-Tool von Microsoft 365, hat sich als unverzichtbares Instrument für Teams etabliert, die ihre Projekte und täglichen Aufgaben effizient verwalten möchten. Ob Sie ein kleines Team oder eine grosse Abteilung leiten, Planner bietet die Struktur und Transparenz, die Sie benötigen, um gemeinsam erfolgreich zu sein.
In diesem Beitrag entdecken Sie die umfassenden Funktionen von Microsoft Planner, lernen die spannenden Neuerungen der 2024er Version kennen und erhalten praktische Empfehlungen für die optimale Nutzung dieses Tools. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe verbessern, die Teamkommunikation stärken und Ihre Produktivität steigern können. Tauchen Sie ein und entdecken Sie, wie Microsoft Planner Ihr Projektmanagement revolutionieren kann!
Was ist Microsoft Planner?
Microsoft Planner, eine Anwendung innerhalb von Microsoft 365, ermöglicht die Erstellung von Projekten, Zuweisung von Aufgaben, Verfolgung von Fortschritten und Kommunikation mit dem Team. Der Zugriff auf Microsoft Planner erfolgt jeweils über den Webbrowser, als mobile App auf Smartphone oder Tablet oder direkt über die Einbindung in MS Teams. Eng verbunden mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Outlook, Teams, SharePoint und OneNote, vereint Microsoft Planner alle Informationen und Ressourcen an einem Ort.
Wie funktioniert Microsoft Planner und wofür wird er eingesetzt?
Microsoft Planner basiert auf dem Konzept von Boards, Buckets und Tasks. Ein Board ist eine Sammlung von Aufgaben, die zu einem bestimmten Projekt oder Thema gehören, während Buckets Untergruppen von Aufgaben darstellen, die nach Kategorien, Phasen, Prioritäten oder anderen Kriterien organisiert sind. Aufgaben sind einzelne Aktionen, die erledigt werden müssen. Ihnen können ein Name, eine Beschreibung, ein Fälligkeitstermin, ein Verantwortlicher, eine Checkliste, Anhänge, Kommentare und Etiketten zugewiesen werden.
Planner wird hauptsächlich zur Verwaltung von Aufgaben innerhalb von Teams, wie Abteilungen, Komitees oder Projekten, verwendet. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf die Aufgaben und können den aktuellen Status, die Zuständigkeiten und Fristen einsehen, was maximale Transparenz gewährleistet. Da keine spezifischen Berechtigungen für einzelne Aufgaben festgelegt werden können, ist Planner nicht für das individuelle Aufgabenmanagement oder für Aufgaben mit unterschiedlichen Berechtigungen geeignet. Für solche Zwecke ist Microsoft To Do besser geeignet, da Aufgaben dort privat bleiben und für andere Benutzer nicht sichtbar sind.
Die wichtigsten Funktionen im Planner
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Erstellung von Aufgaben: Aufgaben können im Planner erstellt und detailliert dokumentiert werden.
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Zuweisung von Aufgaben: Aufgaben lassen sich an eine oder mehrere Personen vergeben. Diese Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen oder entzogen wird. Aufgaben können nur von Mitgliedern eines Planner-Plans übernommen werden.
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Aufgabenorganisation: Innerhalb eines Planner-Plans können Buckets erstellt werden, in die Aufgaben verschoben werden können. Aufgaben können auch mit individuell festgelegten, farbigen Tags versehen werden, was die Strukturierung erleichtert.
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Dokumentation von Inhalten und Kontext: Umfassende Dokumentation der Aufgabe und Kontexts wird durch das Notizenfeld sowie die Möglichkeit, Links und Dokumente anzuhängen, erleichtert.
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Verfolgung des Fortschritts: Aufgaben können in Teilschritte untergliedert und in einer Checkliste festgehalten werden. Ein dynamischer Fortschrittsbalken visualisiert den Fortschritt, der als abgeschlossen markiert wird, sobald alle Punkte der Checkliste erledigt sind.
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Zusammenarbeit: Alle Mitglieder eines Plans können Aufgaben bearbeiten, Informationen im Notizenfeld erfassen, Links oder Dokumente anhängen und Checklistenpunkte abhaken. Dies fördert die Teamarbeit, da keine spezifischen Rechte für einzelne Aufgaben festgelegt werden.
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Gruppieren, Filtern und Suchen: Aufgaben können nach Buckets, Fälligkeit oder zugewiesener Person gruppiert und über das Suchfeld in Echtzeit gefiltert werden.
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Verschiedene Ansichten: Der Aufgabenbestand im Planner kann auf verschiedene Weisen dargestellt werden, inklusive Kanban-Board, kompakten Rastern und Kalenderansichten.
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Export nach Excel: Inhalte von Planner-Plänen können in eine Excel-Datei exportiert werden.
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Integration mit Microsoft 365: Planner-Pläne lassen sich nahtlos in Microsoft Teams integrieren und Aufgaben erscheinen in den persönlichen To Do-Apps der zugewiesenen Personen.
Unsere Best-Practice-Empfehlungen für effizientes Aufgabenmanagement
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Richtige Toolwahl: Planner für Teamaufgaben, die gemeinsam bearbeitet werden sollen, und To Do für persönliche Aufgaben verwenden.
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Zweckmässige Nutzung: Planner nicht für Ideen und Notizen verwenden – dafür eignet sich beispielsweise OneNote besser. OneNote-Notizen direkt in Planner-Aufgaben verlinken, um relevante Informationen zu integrieren.
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Verlinkung von Informationen: Notwendige Informationen wie Dokumente und OneNote-Notizen als Links in Planner-Aufgaben hinzufügen, um die Erfüllung der Aufgaben zu unterstützen.
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Terminierung von Aufgaben: Jeder Aufgabe ein Enddatum geben. Für Aufgaben ohne festes Enddatum einen eigenen Bucket, wie z. B. "Backlog", erstellen, um diese Aufgaben für später zu speichern. Ein Enddatum hilft auch beim Filtern der Aufgaben nach Priorität.
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Eindeutige Zuweisung: Aufgaben nach Möglichkeit immer einer einzelnen Person zuweisen, um Missverständnisse zu vermeiden.
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Nutzung von Kommentaren: Die Historie, erledigte Schritte oder offene Fragen in den Kommentaren dokumentieren, um den Fortschritt nachvollziehbar zu machen.
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Checklisten verwenden: Wenn eine Aufgabe mehrere Schritte oder Punkte umfasst, die Checkliste verwenden, um den Überblick zu behalten.
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Abschlusszuweisung: Abgeschlossene Aufgaben an den Ersteller oder die Erstellerin zuweisen, damit diese direkt informiert sind und weitere Schritte oder Prüfungen vornehmen können.
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Labels und Buckets: Labels nutzen, um Aufgaben zusätzlich zu kennzeichnen und zu filtern. Buckets helfen, Aufgaben weiter zu strukturieren.
Der neue Microsoft Planner 2024
Seit April 2024 ist der neue Planner, eine bedeutende Überarbeitung von Microsofts Aufgabenverwaltungstool, in den meisten Kundenumgebungen verfügbar. Dieses Update vereint die Funktionen von Planner, To Do und Project in einer einzigen, leistungsstarken App, um die Verwaltung aller Arbeiten und Projekte effizienter zu gestalten. Der neue Planner integriert nicht nur die wichtigsten Merkmale von Planner, To Do und Project, sondern wird auch durch KI-Fähigkeiten bereichert, die jedoch nur in Premium-Abonnements zugänglich sind. Diese Abonnements, die auch Premium-Vorlagen umfassen, ermöglichen es Nutzern, alles von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Unternehmensprojekten effizient zu verwalten. Microsoft Planner bietet neben dem kostenlosen Basic-Abonnement drei kostenpflichtige Optionen mit gestaffelten Funktionen. Derzeit ist die Lösung ausschliesslich in Microsoft Teams erhältlich.
Fazit
Microsoft Planner etabliert sich als entscheidendes Werkzeug für effizientes Projektmanagement, indem es klare Strukturen und Best Practices bietet, die die Teamproduktivität und Koordination verbessern. Die Integration von Planner mit To Do und Project macht das Tool dabei noch leistungsfähiger und vielseitiger. Diese Kombination ermöglicht es Teams, Aufgaben und Projekte nahtlos und zielgerichtet zu verwalten. Durch die Anwendung der empfohlenen Best Practices, wie der gezielten Toolauswahl und strukturierten Aufgabenorganisation, optimiert Planner die Projektabwicklung und fördert effektive Zusammenarbeit. Diese Entwicklungen erhöhen die Transparenz und vereinfachen Prozesse, was Teams hilft, ihre Effizienz zu maximieren und Ziele schneller zu erreichen.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Reise in die digitale Zukunft anzutreten und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren, zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Umsetzung und Implementierung passender Lösungen zu helfen.
