Innerhalb des letzten Jahres sind virtuelle Meetings und Konferenzen für die meisten Unternehmen zum Alltag geworden, da wegen der Corona-Pandemie keine anderen Möglichkeiten bestehen, den Austausch mit den Kollegen zu gewährleisten und den Kontakt zu den Kunden aufrechtzuerhalten. Für viele Unternehmer, welche bisher keine Online-Meetings praktiziert haben, sind diese allerdings herausfordernd – es wird zwar viel geredet, aber wenig entschieden. Um Online-Konferenzen und virtuelle Meetings produktiv zu gestalten, sind einige Grundregeln zu beachten.
Bereiten Sie sich vor
Es ist wichtig, sich auf das Gespräch vorzubereiten – sowohl inhaltlich als auch technisch. Sämtliche notwendigen Unterlagen sollen zugänglich bzw. leicht abrufbar sein; die technische Infrastruktur und der Internet-Zugang sind zu überprüfen. Ausserdem ist es wichtig, die Störfaktoren zu eliminieren – auch Online-Gespräche bedürfen Ruhe und Konzentration. Es ist immer empfehlenswert, den Smartphone auf stumm zu schalten und sich vor dem Gespräch ein paar Minuten zu fokussieren.
Pünktlichkeit ist Tugend der Könige
Versuchen Sie immer pünktlich zu sein! Dies ist nicht nur höflich, sondern auch zeitsparend – insbesondere, wenn das von allen Meeting-Teilnehmern gemacht wird. Wenn Sie es nicht schaffen, pünktlich zu sein, versuchen Sie, Ihre Geschäftspartner rechtzeitig zu benachrichtigen und sich dafür zu entschuldigen.
Aussehen ist wichtig
Der Eindruck zählt – dies trifft auch auf Online-Meetings sowie auf Telefonkonferenzen zu. Überlegen Sie ihre Argumente und Formulierungen bei Telefonkonferenzen und achten Sie auf die Kleidung und Gestik bei Online-Meetings. Schliesslich unterscheiden sich virtuelle Meetings in dieser Hinsicht nicht wesentlich von traditionellen Geschäftstreffen. Bei Online-Meetings müssen Sie allerdings verstärkt darauf achten, dass Sie richtig verstanden werden – dementsprechend sind Ihre Sprache und Ihr Ausdruck zu gestalten. Bei Video-Konferenzen müssen Sie ausserdem auf den Blickkontakt achten, da dieser bei Online-Meetings besonders wichtig ist.
Vermeiden Sie Multitasking
Wie bereits gesagt, ist Fokus alles! Nur so können Sie schnell auf den Punkt kommen und die Meetings produktiv gestalten. Wenn Sie nebenbei etwas erledigen, wird es für Ihre Geschäftspartner schnell sichtbar und wirkt unhöflich. Ausserdem können Sie auf solche Weise kaum produktive Gespräche führen.
Auf die Kultur kommt es an
Wenn Sie mit den Partnern aus anderen Ländern im Gespräch sind, sollen kulturelle Besonderheiten berücksichtigt werden – dies gilt auch für virtuelle Meetings. Abhängig vom Land kann ein oder anderer Punkt besonders wichtig sein – nehmen Sie sich Zeit, um interkulturelle Differenzen zu studieren.
Wenn Sie sich allerdings an diese Regeln halten, können Sie bei allen Meeting-Arten produktiv sein!
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