Die Arbeit mit digitalen Hilfsmitteln ist zwar praktisch, aber manchmal auch anstrengend. 10 Tipps zur Vermeidung häufiger Fehler und ein gesteigertes Wohlbefinden bei der Arbeit.
- Klare Regeln: Die digitalen Möglichkeiten lassen die Grenzen zwischen Arbeitsplatz und Privatleben verschwimmen. Entsprechend wichtig ist es, klare Regeln aufzustellen. Rund ein Drittel der Arbeitnehmenden gaben in einer Studie an, Schwierigkeiten zu haben, am Abend ihre Arbeitszeit zu begrenzen. Dies vor allem, weil sie das Gefühl haben, das werde von ihnen erwartet. Die Auswirkungen sind fatal: Ständige Präsenz – auch digital – kann zu einem Burnout führen. Klar kommunizierte Kernarbeitszeiten, zu denen alle Mitarbeitenden erreichbar sind, können die Situation entspannen.
- Kommunikation einschränken: Wer sich mindestens 15 Minuten störungsfrei auf eine Arbeit konzentrieren kann, kommt in einen Flow und wird sehr viel effizienter. Zwei Drittel aller Arbeitnehmenden klagen über zu viele unnötige Mitteilungen, die sie beim Arbeiten stören. Windows bietet zahlreiche Möglichkeiten, dies zu unterbinden. In Teams kann der Status entsprechend angepasst werden, der Benachrichtigungsassistent blockiert aufpoppende Nachrichten. Im Team sollte die Regel gelten, dass der Status «Nicht stören» unbedingt respektiert wird.
- Informationsüberlastung vermeiden: Der «Information Overload» gilt als einer der Hauptgründe für ineffizientes Arbeiten. Dutzende Empfänger desselben Mails, zu viele Teilnehmende in einem Team, zu breit gestreute Informationen: All dies überfordert viele Kolleginnen und Kollegen. Es lohnt sich, auch zu diesem Punkt Regeln aufzustellen: Wer braucht welche Informationen zu welchem Zeitpunkt? Das Delegieren von Verantwortung vermindert die Informationsüberlastung und es werden weniger «Save my Ass»-Mails verschickt.
- Weniger Meetings: Gerade in grösseren Firmen nimmt die Meeting-Müdigkeit zu. Die Möglichkeit, sich virtuell zu treffen, senkt einerseits die Hemmschwelle, ein Meeting einzuberufen. Andererseits verlockt sie dazu, mehr Leute als nötig einzuladen. Ein Tag ganz ohne Meetings, von der Teamleitung offiziell postuliert, kann die Situation entschärfen. Viva Insights (eine Plattform in Teams) ermöglicht auch Pausen zwischen den Meetings, die im Kalender fix hinterlegt sind.
- Optimale Tools nutzen: Digitale Kommunikation beschränkt sich in vielen Firmen noch auf Mails. Das ist fatal, da Mails in den meisten Fällen nicht geeignet sind. Für einen kurzen Austausch ist ein Chat-Programm optimal. Projektbezogene Informationen sollten in einem Projektmanagement-Tool diskutiert werden. Ein Videoanruf empfiehlt sich bei Themen, die vielleicht emotional schwierig sind und eine direkte Kommunikation erfordern. All diese Möglichkeiten sind in MS Teams bereits integriert.
- Weiterbildung: Damit die Mitarbeitenden die richtigen Tools nutzen und diese auch korrekt bedienen, ist eine angemessene Aus- und Weiterbildung unerlässlich. Erst das vertiefte Verständnis zu den Gründen, warum ein Tool genutzt werden soll und dessen korrekte Anwendung ermöglich effizientes Arbeiten.
- Ergonomische Arbeitsplätze: Alle vorangegangenen Tipps nützen nicht viel, wenn sich die Nutzerinnen und Nutzer an ihren Arbeitsplätzen nicht wohlfühlen. Rückenbeschwerden, Kopfweh und Müdigkeit lassen sich nicht selten auf ungeeignete Bürostühle und spiegelnde Bildschirme zurückführen. Richten Sie Ihre Büros nach ergonomischen Regeln ein. Sie ersparen sich damit unnötige Absenzen und sorgen für gesunde Mitarbeitende.
- Wohlfühl-Pausen: Wer hoch konzentriert und unter Druck arbeitet, sollte seine Pausen bewusst gestalten. Dabei hilft die Meditations-Headspace auf der Plattform Viva Insight, die Teil von MS Teams ist.. Geführte Meditationen ermöglichen den geerdeten Einstieg in den Arbeitstag oder das Aufladen der Batterien in den Pausen.
- Bildschirmzeit begrenzen: Wer täglich 8 Stunden am Bildschirm arbeitet, sollte den Rest seines Tages entsprechend planen. Bewegung, das Zusammensein mit Freunden und Familie, ein Buch lesen: Alles, was ohne Bildschirm (dazu gehört auch Netflix …) läuft, ist ein gesunder Ausgleich.
- Soziale Interaktion nicht vergessen: Bei aller Arbeit geht manchmal der Spass vergessen. Pflegen Sie trotz häufiger digitaler Arbeit den sozialen Austausch mit Ihren Teamkolleginnen und -kollegen. Wenn möglich arbeiten Sie hybrid und nicht nur im Homeoffice. Machen Sie bewusst Kaffeepausen, der Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen darf sich auch mal um private Dinge wie Hobbys drehen. Smalltalk entspannt und ist gesund.
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