Um effizienter und produktiver zu arbeiten, braucht es Konzentration, Ruhe und vor allem regelmässige Pausen. Wir verraten, wie Sie das erreichen können.
Der erste Produktivitätskiller im Büro ist die Ablenkung. Da sind die Kolleginnen und Kollegen, die etwas wissen wollen, dringend Hilfe benötigen oder einfach einen kleinen Schwatz halten wollen. Eigentlich ist das völlig ok, wenn es die Konzentration nicht so stören würde. Und dann sind da noch all die digitalen Helferlein, die einen ständig mit Botschaften, Erinnerungen und Tipps beglücken möchten. Der Ärger über die Ablenkungen hat seinen guten Grund: Das menschliche Gehirn benötigt eine gewisse Zeit, um in den optimalen Zustand für konzentriertes Arbeiten zu kommen. Normalerweise erreicht es seine höchste Leistungsfähigkeit nach rund zehn bis 15 Minuten. Dann gehen uns viele Arbeiten fast von selbst von der Hand.
Die Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten
Meistens braucht es nur wenig, um gute Voraussetzungen für konzentriertes Arbeiten zu schaffen:
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Legen Sie fest, wann Sie gestört werden dürfen – und wann nicht. Haben Sie ein Einzelbüro, reicht bereits ein Post-it-Zettel mit dem Vermerk «Bitte nicht stören» an der Tür. Im Grossraumbüro ist das schwieriger. Hier hilft ein auffälliges Blatt Papier mit der Bitte um Ruhe oder über einen virtuellen Bildschirm die Mitteilung, dass gerade nicht gestört werden sollte.
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Sogenannte Noise-Cancelling-Kopfhörer unterdrücken den Geräuschpegel wirkungsvoll und können ebenso hilfreich sein.
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Vergessen Sie nicht, ihre Nicht-Stören-Zeit in ihren Telefonie- sowie Conferencing-Tools einzutragen. Das geht ganz einfach über die Status-Anzeige.
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Besprechen Sie mit den Kolleginnen und Kollegen das Thema. Nicht selten haben alle dasselbe Bedürfnis nach störungsfreier Arbeitszeit.
Pausen machen produktiv
Wir Menschen können nicht beliebig lang hoch konzentriert arbeiten. Schnell zeigen sich Ermüdungserscheinungen und Konzentrationsmängel. Regelmässige Pausen erhöhen den Output erheblich. Für einen angenehmen Arbeitsrhythmus sorgt die so genannte Pomodoro-Technik. Erfunden wurde sie in den 80er-Jahren von einem gewissen Francesco Cirillo. Er benannte die Technik nach seinem tomatenförmigen Wecker, mit dem er sein Pausensystem gemessen hat. Das Prinzip ist einfach: Sie unterteilen ihren Tag in einzelne Häppchen von rund 25 bis 30 Minuten. Dazwischen liegen Pausen von jeweils fünf Minuten. Nach jeweils vier Intervallen folgt eine längere Pause von rund 30 Minuten. Die Länge der Intervalle ist nicht so wichtig, probieren Sie aus, was Ihnen an besten behagt. Es geht vor allem darum, seinem Arbeitstag bewusst eine klare Struktur zu verpassen.
Es ist von Vorteil, sich für die einzelnen Arbeitsphasen jeweils auch ein konkretes Arbeitsziel vorzunehmen, das in dieser Zeit zu schaffen ist. Die Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen darf auf die längere Pause fallen. Das tut gut, da das Hirn dann andere Regionen aktivieren kann. Es ist auch möglich, während eines Intervalls beispielsweise seine Mails abzuarbeiten. Gerade Menschen, die sich gern ablenken lassen oder Arbeiten unter allerhand Vorwänden auf den letzten Moment verschieben, sind mit so einer klaren Struktur spürbar produktiver.
Wie soll das gehen?
Das ist, zugegebenermassen, kein einfacher Prozess. Zuerst braucht es vom Management die Erkenntnis, dass nicht alles perfekt läuft und Potenzial für Verbesserung besteht. Dann muss die passende Lösung gefunden werden. Wo früher ein paar Schachteln mit Software angeschafft wurden, braucht es heute spezialisiertes Wissen über Services und Angebote aus der Cloud. Wissen über Technologien, Sicherheitsrisiken, aber auch über den eigenen Markt und die entsprechenden Möglichkeiten. Fatal wäre, bei der Digitalisierung gleich zum ultimativen Rundumschlag auszuholen. Besser ist, mit einigen ausgewählten Projekten erst mal Erfahrungen zu sammeln und die internen Prozesse allmählich zu justieren. Ohne externe Hilfe dürfte das aber enorm schwierig werden. Wir unterstützen KMU genau in diesem Prozess mit einer entsprechenden Beratung und massgeschneiderten Lösungen auf ihrem Weg.
Fazit: Störungen vermeiden, Arbeit organisieren
Um im Büro produktiver und effizienter zu werden, müssen Sie in erster Linie Störungen vermeiden. Machen Sie klar, wann Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen erwünscht sind – und wann nicht. Schalten Sie digitale Helferlein wie E-Mail, Teams oder sonstige Ablenkungen aus. Mit der Pomodoro-Technik haben Sie ein einfaches Hilfsmittel an der Hand, um Ihren Tag zu strukturieren.
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