Der optimale Arbeitsstart eines neuen Mitarbeiters ist sowohl für den Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen wichtig. Deshalb ist es von grosser Relevanz, bereits zu Beginn den Mitarbeitenden so früh als möglich in den Arbeitsalltag einzubinden. Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess besitzt dabei höchste Priorität und erleichtert beiden Parteien das spätere Arbeitsverhältnis.
Wer sich erst Gedanken macht zum Mitarbeiter-Onboarding, wenn der neue Kollege bzw. die neue Kollegin bereits am Empfang steht, hat schon verloren. Denn dieser Prozess beginnt spätestens bei der Vertragsunterzeichnung, im Idealfall aber schon während der Bewerbungsphase. Hilfreich ist, sich grundsätzlich über die Phasen des Onboardings klar zu werden. Üblicherweise unterscheidet man drei Phasen:
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Vorbereitungsphase: Von der Zusage bis zum Arbeitsbeginn
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Orientierungsphase: Ab dem ersten Arbeitstag bis längstens drei Monate
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Integrationsphase: Dauer sechs bis maximal zwölf Monate
Vorbereitungsphase
Während der Zeit zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag gibt es einiges zu tun: Informieren Sie die Mitarbeitenden über den Neuzugang. Gerne auch mit einigen persönlichen Infos. Ganz wichtig: Lassen Sie den Arbeitsplatz einrichten. Denken Sie an die erforderlichen Zugänge (Speicherplatz, Intranet etc. und Passwörter sowie eine E-Mail-Adresse). Das muss ab der ersten Minute tadellos funktionieren!
Es hat sich bewährt, der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen einen Mentor zur Seite zu stellen. Diese Person kennt den Betrieb und steht dem Neuzugang mit Rat und Tat zur Seite. Die Aufgaben des Mentors sollten in einem kleinen Pflichtenheft festgehalten werden. Bestimmen Sie den neuen Mentor frühzeitig.
Gibt es einen lockeren Anlass während dieser Zeit, eine kleine Firmenfeier oder einen Apéro? Laden Sie den Neuzugang doch dazu ein. Das ist eine wunderbare Gelegenheit für ihn, ganz unkompliziert erste Kontakte zu knüpfen und in die Firmenkultur reinzuschnuppern.
Es lohnt sich, auch in kleineren Betrieben eine detaillierte Checkliste für diese und alle weiteren Phasen des Onboardings anzulegen.
Orientierungsphase
Der erste Arbeitstag ist für alle Beteiligten anstrengend und fordernd. Entsprechend seriös sollte er vorbereitet sein. Der bzw. die Vorgesetzte sollte den Neuzugang persönlich in Empfang nehmen und sich die Zeit nehmen, ihn kurz im Betrieb herumzuführen. Für die weitere Einarbeitung ist dann der Mentor zuständig.
Legen Sie ein Onboarding-Manual an, in dem alles Wichtige zum Betrieb festgehalten wird. Falls Sie in Ihrem Betrieb mit Microsoft 365 arbeiten, hat sich zu diesem Zweck das Notiz-Tool OneNote bestens bewährt. Hier werden nach und nach alle wichtigen Informationen gesammelt und übersichtlich geordnet. Es dient mit der Zeit als Wiki für alle Fragen zum Betrieb und für die Einarbeitung.
In der ersten Arbeitswoche macht sich der neue Mitarbeitende mit seinem Arbeitsplatz, seinem Aufgabengebiet und der Firmenstruktur vertraut. Der Mentor ist seine erste Anlaufstelle. Der Vorgesetzte holt während der ganzen Orientierungsphase mindestens einmal wöchentlich das Feedback des neuen Kollegen ein.
Integrationsphase
Der neue Mitarbeitende soll so schnell wie möglich produktiv arbeiten. Das heisst aber nicht, dass das Mitarbeiter-Onboarding damit abgeschlossen ist. Im Gegenteil: In der Integrationsphase muss er auf drei Ebenen integriert werden: fachlich, sozial und kulturell.
Die fachliche Integration ist meist am besten organisiert. Klar, hier findet ja auch die direkte Wertschöpfung statt. Fühlt sich jemand sozial oder kulturell nicht integriert, besteht jedoch weiterhin die Gefahr einer Kündigung bereits während der Probezeit.
Bei der kulturellen Integration geht es vor allem um die Identifizierung mit den Werten und Zielen des Unternehmens. Sind diese Werte und Ziele klar kommuniziert und erfüllbar? Leben die Kolleginnen und Kollegen und vor allem die Vorgesetzten die Werte? Menschen haben ein feines Gespür dafür, wenn da etwas nicht stimmt. Hier haben Vorgesetzte bis ins höchste Management eine wichtige Vorbildfunktion.
Bei der sozialen Integration geht es vor allem darum, den Neuzugang ins Team zu integrieren und ihm Wertschätzung entgegenzubringen. Die Digitalisierung vereinfacht hier einiges. Gerade Microsoft Teams bietet sehr viele praktische Tools, die es auch in Zeiten von gehäuftem Home-Office ermöglichen, Teambuilding via Videocall dezentral zu pflegen. Eine rege genutzte Chatfunktion sorgt für einen unkomplizierten Austausch, hier ist auch mal ein Scherz möglich oder eine harmlose Frotzelei.
Fazit
Das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen ist enorm wichtig, um Kündigungen bereits in der Probezeit zu verhindern. Legen Sie Checklisten für jede Phase des Onboardings an, damit Sie nichts vergessen. Kümmern Sie sich in den ersten Wochen intensiv um den Neuzugang und holen Sie regelmässig dessen Feedback ein. Eine moderne Arbeitsumgebung beispielsweise mit Microsoft 365 erleichtert die Arbeiten rund ums Onboarding massiv und fördert die schnelle Integration in die Firma.
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