In der Administration lohnen sich Automatisierungen von Prozessen besonders. Microsoft Teams bietet dazu einfache, intuitiv zu bedienende Hilfsmittel, die viel Zeit und Geld sparen.
Mit der Produktivität ist es so eine Sache: Wir alle wären gern produktiver, wenn nur nicht immer die langweiligen administrativen Aufgaben dazwischenkämen. Dinge, die immer gleich sind, langweilig, zeitfressend – aber leider auch wichtig, damit der Laden läuft. Viele dieser Aufgaben – oder Tasks – lassen sich aber in Microsoft Teams mit wenig Aufwand zu grossen Teilen automatisieren.
Da wäre einerseits die App Power Automate, mit deren Hilfe so genannte «Flows» erstellt werden können. Also automatisierte Abläufe, die vordefinierte Aufgaben erledigen. Andererseits erledigen Chatbots aus der App Power Virtual Agents viele einfache Anfragen automatisiert. Beide Apps sind Teil von Microsoft 365.
Power Automate
Ein einfaches Beispiel: Sie möchten Ihr Team alle drei Monate automatisch an die Lieferung der Quartalszahlen erinnern. In Power Automate legen Sie dazu einen «Geplanten Flow» an. Zu einem bestimmten Zeitpunkt wird ein vordefiniertes Mail an eine bestimmte Empfängergruppe verschickt. Sie müssen diesen Flow einmal anlegen – und gut ist. Je nach Bedarf können Sie auch so genannte «Automatisierte Flows» anlegen, die durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst werden. Der «Sofortige Flow» dagegen ist vorbereitet und wird bei Bedarf in der App mit einem Klick ausgelöst – auch auf dem Smartphone. Zum Beispiel, wenn Sie eine Bestellung oder eine Störungsmeldung auslösen, die regelmässig in der gleichen Form wiederkehren.
Power Automate ist ein mächtiges Tool innerhalb von Microsoft Teams. Es lassen sich nicht nur MS-Apps wie Sharepoint, OneDrive oder Outlook einbinden, sondern rund 450 weitere Produktivitäts-Tools, beispielsweise Twitter oder Dropbox. Es lohnt sich, hier mal etwas zu stöbern. Besonders praktisch: In Power Automate werden zahlreiche brauchbare Vorlagen für Flows zur Verfügung gestellt. Sie müssen in einem einfachen Formular nur noch die wichtigen Eckdaten ergänzen und können gleich loslegen. Individuelle Flows erstellen Sie ebenfalls mithilfe einfacher Formen.
Es lohnt sich aber, im Vorfeld genau zu überlegen, wo Sie in den Abläufen einen Automatisierungsbedarf haben. Denn der Initialaufwand ist – trotz intuitiver Bedienung – nicht zu unterschätzen. Als Faustregel gilt: Aufgaben, die regelmässig anfallen, aber nicht wertschöpfend sind, sollten Sie auf ihr Potenzial zur Automatisierung prüfen. Definieren Sie den Prozess im Vorfeld genau und überlegen Sie, wer wirklich eingebunden werden muss. Nicht, dass der automatisierte Flow zu noch mehr Administration bei Kolleginnen und Kollegen führt.
Einige Beispiele für die mögliche Automatisierung von Prozessen:
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Genehmigungsprozesse: Hier lassen sich Dokumente, Teilnehmende und Reihenfolge im Voraus definieren. Per Knopfdruck ist der Prozess in Gang gesetzt und läuft automatisch ab.
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Erfassen, Verfolgen und Bearbeiten von Vertriebsleads: So kann z. B. ein Flow in Gang gesetzt werden, wenn ein Kunde in einem Online-Formular eine Anfrage stellt – inklusive automatischer Aufgabe im Planner bzw. im Kalender. Die Regeln für den Flow lassen sich sehr flexibel anpassen. So geht nie mehr eine Online-Anfrage unter.
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Abspeichern von E-Mail-Anhängen: Superpraktisch, wenn Sie beispielsweise Rechnungen von Lieferanten per Mail bekommen, die jeweils an einem vordefinierten Ort abgespeichert werden müssen.
Chatbots selbst aufsetzen
Anfragen, die sich häufig wiederholen, haben ein hohes Automatisierungspotenzial. Microsoft Teams stellt mit der «Power Virtual Agents»-App eine Möglichkeit zur Verfügung, einen einfachen Chatbot nach seinen eigenen Bedürfnissen aufzusetzen und zu trainieren – ohne vertiefte Kenntnisse wohlgemerkt. Gerade in mittleren und grösseren Firmen werden im Personalwesen immer wieder die gleichen Fragen gestellt, beispielsweise zu Ferienguthaben, Feiertagen, Abwesenheitsmeldungen und Ähnlichem. In der Chatbot-App definieren Sie die Rahmenbedingungen (Name, Sprache, Thema) und überlegen sich dann die so genannten Trigger-Wörter, die von den Anfragenden verwendet werden. Diese Ausdrücke verwendet der Bot dann für seine hinterlegten Lösungsvorschläge. Falls er nicht weiterkommt, bietet die App den Kontakt zu einer Fachperson an, die das Problem in der zweiten Reihe löst.
Erfahrungsgemäss lassen sich so viele einfache Anfragen ohne die Inanspruchnahme von teuren Ressourcen erledigen. Es ist allerdings empfehlenswert, erst mal intern Erfahrungen zu sammeln. Denn gerade für die Definition der korrekten Trigger-Wörter braucht es einiges an Erfahrung, damit der Chatbot geschmeidig funktioniert und nicht zum Ärgernis wird.
Fazit:
Einfache, sich oft wiederholende Aufgaben haben oft eine tiefe Wertschöpfung und fressen viel wertvolle Arbeitszeit. Mit Power Automate und der «Power Virtual Agents»-App bietet Microsoft Teams die Möglichkeit, solche Prozesse und Anfragen weitgehend zu automatisieren. Die Bedienung der Tools ist dank zahlreicher Vorschläge und einfachen Eingabeformularen intuitiv. Etwas Zeit braucht allerdings die saubere Definition der Prozesse.
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