Die Digitalisierung der Arbeitsumgebung verspricht eine höhere Produktivität. Allerdings nur, wenn Tools und Aufgaben aufeinander abgestimmt sind.
Die Digitalisierung hat eine Vielzahl cooler Tools hervorgebracht, die uns helfen sollen, produktiver zu sein. Allerdings droht oft das Gegenteil: Man verzweifelt in den zahllosen Angeboten, verliert die Übersicht über die vielen Funktionen und verzettelt sich zwischen Online-Meetings, Notifications und überbordenden Datenmengen. Oder man scheitert an fehlenden Schnittstellen. Dabei wäre es eigentlich ganz einfach, mit den Möglichkeiten der Digitalisierung die Produktivität der einzelnen Mitarbeitenden zu steigern.
Geschmeidige Zusammenarbeit der Tools
Das erste Gebot für die Nutzung der digitalen Tools: Sie sollen grundsätzlich geschmeidig zusammen funktionieren. In dieser Beziehung ist Microsoft 365 im Moment das Mass aller Dinge. Praktisch kein Bedürfnis bleibt ungehört, die Werkzeuge greifen dabei nahtlos ineinander. Die nächste Hürde für mehr Produktivität, das richtige Tool zu finden und alle Mitarbeitenden davon zu überzeugen, gemeinsam dieses Tool für diese eine Aufgabe einzusetzen.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen anhand einiger Beispiele veranschaulichen, wie genau diese Funktionalitäten umgesetzt werden können. Dabei liegt unser Fokus insbesondere darauf, wie Sie durch den Einsatz dieser Lösungen Zeit sparen können. Die Grundlage unserer Darstellung bildet die Studie "The Total Economic Impact Of Microsoft Teams" des renommierten Beratungsunternehmens Forester.
Microsoft 365 als ideale Plattform
Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden ist auch in Zeiten der Digitalisierung noch immer ein Problem. Hier wird allzu oft Zeit und Energie verschwendet mit der Suche nach einem passenden Termin, der lokalen Ablage wichtiger Dokumente oder schlicht der Wahl des falschen Tools. Das Zusammenspiel beispielsweise von Outlook als zentrales Planungstools, MS Teams zur Durchführung von virtuellen Meetings und als spontane Diskussion sowie Yammer als Ort für Communities verschlankt die Kommunikation innerhalb von Projektgruppen oder auch mit externen Partnern massiv. Forrester rechnet mit einer Zeitersparnis von vier Stunden pro Woche durch den verbesserten Informationsaustausch. Ebenfalls massiv reduziert wird die Suchzeit: Rund 30 Minuten lassen sich pro Woche und Mitarbeiter einsparen, wenn OneDrive und SharePoint für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten eingesetzt werden.
Yammer: Schnell und unkompliziert
Wer mit Yammer noch nicht wirklich vertraut ist: Diese Unternehmenslösung ermöglicht die unkomplizierte und sichere Kommunikation im Unternehmen. Yammer ist dabei mehr als nur eine Community-Lösung, sie ist komplett eingebunden in das Universum von Microsoft 365 und erlaubt auch die einfache Integration von externen Mitarbeitenden und Partnern. Selbstverständlich ist das Tool auf allen Plattformen und Geräten verfügbar.
OneNote: Mehr als Notizen
OneNote ist ein nützliches Helferlein während Sitzungen. Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Artikel "Effiziente Online-Meetings dank OneNote und Outlook". Effizient geplante und durchgeführte Online-Meetings im Universum von Microsoft 365 führen gemäss der Forrester-Studie zu einer Zeitersparung von bis zu acht Stunden pro Benutzer und Woche. Und hier gleich noch ein kleiner Tipp: Ein verblüffend einfaches Werkzeug, um ausgedruckte Dokumente digital in OneNote anzuzeigen (oder auf OneDrive abzulegen), ist die App Office Lens. Damit scannen Sie auch mehrseitige Dokumente und wandeln sie per Knopfdruck bei Bedarf in ein Word-Dokument um. Die integrierte Speichermöglichkeit in andere MS-Anwendungen macht das Tool so wertvoll.
Fazit
Produktivitätssteigerung mit digitalen Hilfsmitteln ist nicht immer einfach. Zu gross ist die Auswahl an Tools, zu kompliziert ist manchmal die Anwendung und das Zusammenspiel. In Microsoft 365 sind sämtliche Tools aufeinander abgestimmt und für jede Arbeit gibt es ein geeignetes, einfaches und optimiertes Werkzeug. Outlook, OneNote, Teams oder Yammer sind nur vier Tools, die nahtlos ineinandergreifen und die Kommunikation innerhalb der Firma massiv vereinfachen. Wichtig sind hier wie immer klare Regeln, für welche Arbeit welches Werkzeug verwendet werden soll und die adäquate Ausbildung der Mitarbeitenden an den Tools. Der Einsatz der digitalen Helferlein soll ja nicht nur die Effizienz steigern, sondern die Mitarbeitenden auch zufriedener machen.
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