Mit diesen Tools wird Ihr Team produktiv!

Geschrieben von Giulia Isabella Pagoni | 13. Mai 2022

Gerade Microsoft bietet zahlreiche Tools, welche die Produktivität massiv steigern. Einsatz und Anwendung sind einfach und erfordern keinen grossen Initialaufwand.

Die Produktivität leidet im Büroalltag oft, weil nicht die optimale Software für eine Aufgabe eingesetzt wird und es keine einheitlichen Prozesse gibt. Noch viel zu häufig setzen gerade kleinere Unternehmen ausschliesslich auf Word, Excel und Mail. Diese Tools sind – richtig eingesetzt – sicherlich Gold wert. Doch für gewisse Aufgaben gibt es bessere Werkzeuge.

Kommunikation

Wer kennt es nicht, das Mail mit den 15 Leuten im cc? Diese Schrotflinten-Kommunikation – breit gestreut und ungezielt, in der Hoffnung, dass man schon was trifft – ist ein enormer Zeitfresser. Gerade in fortlaufenden Projekten verbringt man zu viel Zeit damit, diejenigen Informationen aus der Mailflut zu fischen, die tatsächlich für einen selbst von Belang sind. Dabei bietet Office 365 wunderbare Möglichkeiten, effizient und zielgerichtet zu kommunizieren. Microsoft Teams soll hier an erster Stelle erwähnt werden. Auf dieser zentralen Plattform lassen sich Dateien teilen, Chats organisieren oder schnell und einfach Video-Konferenzen umsetzen. In Kombination mit Outlook erübrigt sich ein aufwendiger Mailverkehr. Wer öfters mal kurz mit Kolleg:innen chatten möchte, ist mit Yammer sehr gut bedient. Der schnelle, unkomplizierte und niederschwellige Austausch fördert gerade in dezentral arbeitenden Teams die Kreativität und trägt zur effizienten Kommunikation bei.

Tipp: Stellen Sie Regeln auf, wie das Team beispielsweise die Statusmeldungen in Outlook handhaben soll. Es darf nicht das Gefühl aufkommen, man werde kontrolliert. Ein Nicht-Stören-Status sollte von allen selbstverständlich respektiert werden. Zudem empfiehlt es sich, bevor man jemanden aus dem Team anrufen möchte, diese Person kurz per Chat anzufragen, ob sie gerade Zeit hat.

Dateien

Wissensarbeit, aber auch administrative Aufgaben sind häufig verbunden mit der Produktion von Dateien – Word, Excel, PDF beispielsweise. Diese Dateien durchlaufen oft einen Herstellungs- und Abnahmeprozess. Nichts ist schlimmer, als in einem veralteten Dokument Änderungen vorzunehmen. Nicht selten muss am Schluss eine arme Seele all die verschiedenen – natürlich per Mail verschickten – Versionen wieder zusammenführen. Das ist fehleranfällig und mit grossem Mehraufwand verbunden. Besser ist, wenn alle Teammitglieder an derselben Datei arbeiten. Das ist mir Microsoft SharePoint sehr einfach umsetzbar. In dieser Cloud-Lösung greifen alle Team-Member auf einen Speicher zu und arbeiten automatisch am gleichen Dokument. Die Dokumente sind immer auf dem neusten Stand und man sieht, wer welche Änderung vorgenommen hat. Etwas weniger komfortabel, aber ebenfalls gut machbar ist das auch mit dem Cloud-Speicher OneDrive.

Tipp: Die Datei- und Ordnernamen sollten einer klaren Systematik folgen. Persönliche Vorlieben haben hier nichts zu suchen. Kommunizieren Sie die Regeln und setzen Sie diese auch durch. Das mag zu Beginn etwas mühsam sein, zahlt sich aber in unzähligen Stunden aus, die das Team nicht mit der Suche nach Dateien verbringt. Bewährt hat sich bei Dateien beispielsweise das Format «Jahr_Monat_Tag_Kundenname_Projektname».

Mobilität

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden auch unterwegs mit dem Smartphone auf möglichst viele Informationen zugreifen können. Auch hier bieten die Office-365-Apps die perfekte Umgebung. Es geht nicht darum, einen Word-Text am Handy zu bearbeiten – das möchte man echt niemandem zumuten. Aber ein kurzer Abgleich der Termine im Zug, eine spontane Videokonferenz zur Lösung eines dringenden Problems oder die Kontrolle eines druckfertigen PDFs ist unterwegs problemlos möglich. Auch hier gilt: Verzichten Sie, wenn immer möglich auf eine Kommunikation per Mail.

Tipp: Wenn Sie das Handy als offizielles Arbeitswerkzeug einsetzen wollen, müssen Sie für eine sichere Umgebung sorgen. Vereinheitlichen Sie die den Gebrauch der Apps und sorgen Sie dafür, dass auch auf den mobilen Geräten die gleichen Regeln befolgt werden wie am Büro-PC. Gerne helfen wir Ihnen dabei, ihre Umgebung sicherer zu machen.

Ausfallzeiten

Es ist einfach nur ärgerlich, wenn die IT nicht funktioniert. Hierfür kommen verschiedene Gründe infrage: Veraltete oder unsachgemäss gewartete Infrastruktur, falsche Bedienung oder auch inkompatible Tools. Gerade Letzteres ist eine häufige Ursache für Friktionen und Leerläufe.

Tipp: Nicht selten wächst eine IT-Infrastruktur (Hardware, Software und Services) gerade in kleineren Firmen eher ungeplant. Jeder und jede schafft etwas an, hier ein Service, da eine kleine Software. Es lohnt sich, ab und zu mal innezuhalten und zu prüfen, ob es effizientere, praktischere und möglicherweise auch günstigere Lösungen gibt. In den letzten Jahren haben sich Services aus der Cloud durchgesetzt, die auch für KMU tolle Möglichkeiten bieten, die zuvor nur grossen Firmen offenstanden. Das Microsoft-Universum ist zugeschnitten auf KMU. Ausfallzeiten und Inkompatibilitäten gehören damit der Vergangenheit an.

Erfahren Sie, welche Möglichkeiten der Microsoft Planner Ihnen bietet und nutzen Sie das Tool zur Produktivitätsplanung Ihres Teams im Home-Office.

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