Gemeinnützige Organisationen (NPO) müssen sich bei der Digitalisierung mit ganz eigenen Problemstellungen auseinandersetzen. Doch der Aufwand lohnt sich.
Die Digitalisierung ist für viele gemeinnützige Organisationen nicht selten eine grosse Herausforderung. Die Ressourcen sind knapp, Spender und Spenderinnen sind anspruchsvoll, gleichzeitig haben die Verantwortlichen oft mit veralteten Strukturen zu kämpfen. Eine umfangreiche deutsche Studie aus dem Jahr 2020 wirft ein Schlaglicht auf die Umstände, in denen die Institutionen agieren müssen. Es ist anzunehmen, dass die Voraussetzungen in der Schweiz ähnlich gelagert sind. Die Kernaussage: Die Problematik, die erforderlichen Ressourcen aufzubringen, gepaart mit der Schwierigkeit, sich relevantes Wissen anzueignen, führt dazu, dass gerade mal 14 Prozent so positioniert sind, dass sie sich erfolgreich digitalisieren können. Nur 2 Prozent geben gar an, überhaupt ein Potenzial in digitalen Schlüsseltechnologien zu erkennen.
Warum sollen Stiftungen digitalisieren?
Bevor eine Digitalisierung erfolgreich angepackt werden kann, sollten sich die Verantwortlichen in den Stiftungsräten und anderen Gremien erstmal einen Überblick verschaffen, wo die Digitalisierung für die Organisation Vorteile bringt:.
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Angebote für Begünstigte: Die neuen technologischen Mittel ermöglichen leicht zugängliche Angebote, bestehende Tätigkeiten können zudem ausgeweitet und weiterentwickelt werden.
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Datensicherheit und Datenverfügbarkeit: Im digitalen Zeitalter ist es für Stiftungen unerlässlich, sowohl die Sicherheit ihrer Daten zu gewährleisten als auch sicherzustellen, dass diese Daten immer verfügbar sind. Dies stärkt das Vertrauen der Unterstützer und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Stiftungsressourcen.
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Effizientere Administration: Digitalisierung ermöglicht gerade im administrativen Bereich die Verschlankung und Vereinfachung vieler Prozesse.
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Flexibel und attraktiv: In Zeiten der Personalknappheit sind eine moderne Infrastruktur und die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, wichtige Argumente für einen Arbeitgeber. Stichwort ist hier der sogenannte Modern Workplace: Der Arbeitsplatz befindet sich nicht zwingend im Büro, die Zusammenarbeit im Team ist digital organisiert, der Teamspirit wird von den Tools unterstützt.
Soziale und kulturelle Aspekte
Die digitale Transformation einer gemeinnützigen Organisation ist grundsätzlich mehr als nur eine technische Umstellung. Sie ist ein Veränderungsprozess, der das Zusammenspiel von Menschen und Technologien berücksichtigt – mit all seinen kulturellen und sozialen Aspekten. Erfolgreiche Digitalisierung ist deshalb keine Aneinanderreihung von Anschaffungen. Sie setzt ein Konzept voraus mit klaren Vorstellungen, was man erreichen will und kann – und wie das zu geschehen hat. Die obigen Punkte sind eine rudimentäre Leitlinie, was mögliche Ziele sein können. Hinzu kommen zwei wichtige Punkte, welche die Verantwortlichen von gemeinnützigen Organisationen immer im Hinterkopf behalten sollten: Sicherheit und Compliance – also die Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen. Negativschlagzeilen in diesen beiden Bereichen können sich Institutionen, die von ihrem guten Ruf leben, schlicht nicht leisten.
Die Learnings aus unseren Projekten
Die zurichnetgroup durfte bereits mehrere gemeinnützige Organisationen auf ihrem Weg in die Digitalisierung unterstützen. Zwei Beispiele (Stiftung Ancora-Meilestei und Epi Suisse) finden Sie auf unserer Website. Wir nahmen dabei einige zentrale Erkenntnisse mit – auch wenn uns bewusst ist, dass Stiftungen und andere Institutionen alle ihre Eigenheiten und Unterschiede haben.
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Bekannte Software einsetzen: Es hat sich bewährt, auf bekannte Software zu setzen, da der Widerstand der Belegschaft kleiner ist und der Ausbildungsaufwand im Rahmen bleibt.
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Angebot aus einer Hand: Der Einsatz von Microsoft 365 ist ideal, weil darin bereits zahlreiche Tools integriert sind und bestens zusammen funktionieren. Auch einige Analyse- und Marketing-Ansprüche sind abgedeckt.
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Sicherheit und Compliance sind zentral: Gemeinnützige Organisationen sind diesbezüglich nicht bereit, Kompromisse zu machen. Die Security-Tools von Microsoft bieten von Haus aus einen hohen Standard.
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Modern Workplace: Stiftungen und ähnliche Organisationen sind häufig sehr dezentral aufgestellt und werden oft von ehrenamtlich Tätigen beaufsichtigt oder geleitet. Die Möglichkeit, von verschiedenen Orten sicher auf Daten zugreifen zu können, ist ein wichtiger Punkt. Ebenso wichtig sind einfach aufzusetzende Videokonferenzen und die effiziente Organisation der dezentralen Zusammenarbeit.
Fazit
Gemeinnützige Organisationen stehen unter Druck, Angebote und Administration zu digitalisieren. Das geht aber nur mit einer klaren Vision, was man damit erreichen möchte und wie das umzusetzen ist Personalnot und sich wandelnde Ansprüche sowohl auf Empfängerseite als auch auf der Seite der Spenderinnen und Spender kommen hinzu. Digitale Transformation muss immer den Anspruch haben, die Sicherheit der Daten zu erhöhen und die Ansprüche an die Compliance zu berücksichtigen.
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