Unser Arbeitsalltag ist oft eng getaktet, die akkurate Planung der knappen Zeit ist unabdingbar. Eigentlich. Viel zu oft lassen wir uns die Arbeit vom Augenblick diktieren. Hier noch schnell eine Mail, da noch eine spontane Besprechung. Zeitmanagement ist oft nicht mehr als eine schöne Theorie. Dies auch, weil wir uns oft viel zu viel vornehmen.
Ein effektives Zeitmanagement braucht grundsätzlich drei Dinge:
Priorisierung
Planung
Disziplin
Wichtiges hat Priorität
Eine vernünftige Priorisierung der Aufgaben ist bereits die halbe Miete: Wichtiges gehört zuoberst auf die To-do-Liste, Unwichtiges kann getrost auch mal liegen bleiben oder delegiert werden. Verabschieden Sie sich vom – zugegeben schmeichelhaften – Gedanken, ausschliesslich Sie selbst seien fähig, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Nur: Was ist wichtig? Auch hier helfen ein paar Faustregeln: Was bringt der Firma Umsatz und Gewinn? Sind von meiner Vorarbeit viele Kolleginnen und Kollegen abhängig? Besteht ein erhöhtes Risiko für die Firma, wenn ich meine Arbeit nicht prompt erledige?
Planung ist die halbe Arbeit
Ist geklärt, was wichtig ist, steht eine vernünftige Planung an. Es hat sich bewährt, den Tag in verschiedene Aufgabenslots aufzuteilen. Die hohe Kunst dabei: Seine Arbeitsleistung richtig einzuschätzen. Nicht zu viel – aber auch nicht zu wenig. Und: Versuchen Sie eine gute Mischung zwischen anspruchsvoller, anstrengender Arbeit und eher leichter Kost zu finden. Seien Sie ausserdem ehrlich zu sich selbst: Viele Menschen neigen zum Prokrastinieren, also zum ewigen Aufschieben ungeliebter Aufgaben unter allerhand Vorwänden. Das ist ausserordentlich lästig und zeitintensiv. Zwei Tipps erleichtern den Umgang mit diesem Verhalten: Planen Sie ungeliebte Aufgaben in hoher Priorität ein und berücksichtigen Sie Ihren eigenen Biorhythmus. Erledigen Sie schwierige Aufgaben, wenn Sie körperlich und geistig voll auf der Höhe sind.
Diszipliniert, aber flexibel
Vergessen Sie bei Ihrer Planung nicht, dass immer etwas dazwischenkommt: Der dringende Anruf vom Chef, das unerwartete Mail von der Finanzabteilung, die Verzögerung bei der Lieferung von Zubehör. Bleiben Sie flexibel: Was kann ich stattdessen tun? Planen Sie Pufferzeit ein, damit Sie eine unerwartete Störung nicht komplett aus dem Zeitplan wirft. Und: Grosse Projekte sollten Sie unbedingt in kleine, gut zu bewältigende Zeit-Häppchen aufteilen. Das ist motivierender als vier Wochen lang denselben Task unerledigt auf dem Pult zu haben, obwohl man ständig daran arbeitet.
Zeitmanagement mit Microsoft 365
Bleibt noch die Frage, wie man seine Planung am besten anpackt. Die einen schwören auf handgeschriebene Listen. Jeder erledigte Task lässt sich mit Wohlwollen durchstreichen: eine ungemein befriedigende, direkte Belohnung. Allerdings passt dieser Ansatz eher zu einer isolierten Arbeitsweise. Teamarbeit dominiert heute in praktisch jeder Branche. Der Output ist entweder direkt voneinander abhängig oder es besteht zumindest Informationsbedarf, wer wann verfügbar ist. Im Funktionsumfang der Microsoft 365 Suite wurden die Funktionen für gemeinsames Zeitmanagement und Teamarbeit entsprechend massiv ausgebaut.
Wer hier etwas stöbert, findet viele praktische neue Funktionen. So hilft das Feature «My Day» im To-Do-App bei der Strukturierung des Arbeitstags; oder Cortana begrüsst bei Bedarf am Morgen mit einer Mail, die gleich die wichtigsten Tasks und Termine zusammenfasst. Wer viele Meetings hat, kann in den Kalender-Settings fix festlegen, wie viel Zeit zwischen zwei Sitzungen liegen muss. Microsoft Viva wiederum hilft die Work-Life-Balance auch bei einem vollen Kalender zu behalten. Verfügbarkeiten, die im Kalender sichtbar sind, gehören mittlerweile zum Standard für die reibungslose Zusammenarbeit. Nicht zu verachten sind auch die erweiterten Funktionen bei den Besprechungseinladungen. Hier können von allen Teilnehmenden zusätzlich Informationen eingefügt werden. Praktisch! Auch die einfache Einladung zu Videokonferenzen mit entsprechend automatisch generiertem Link ist heute selbstverständlich in Outlook zu finden.
Fazit
Zeitmanagement ist im eng getakteten und stressigen Arbeitstag kein Luxus, sondern eine Voraussetzung. Eine gute Portion Ehrlichkeit gegenüber sich selbst und seinen Fähigkeiten ist eine wichtige Voraussetzung für eine zeitliche Punktlandung bei den Tasks. Enorm hilfreich sind dabei Zeitplanungstools wie Outlook, das in den letzten Monaten bezüglich praktischer Features massiv ausgebaut wurde.
Möchten Sie Kommunikation, Wissen, Lernen, Einblicke und Ressourcen miteinander vereinen? Dann schauen Sie sich dazu das Einführungsvideo zu Microsoft Viva an.