Nur wenn NPO auch im Alltag einen digitalen Mindset leben, können sie sich weiterhin am Markt behaupten. Ein erster wichtiger Schritt ist die interne Umstellung auf einen digitalen Workplace.
Herkömmliche Non-Profit-Organisationen (NPO) sehen sich vermehrt der Konkurrenz digitaler Angebote ausgesetzt. Crowdfunding oder soziale Netzwerke für Freiwillige sind oft agiler und bieten zugänglichere Lösungen an für Menschen, die Spenden oder sich persönlich engagieren wollen. Der Anpassungsdruck für etablierte Organisationen ist entsprechend hoch.
Doch eine Digitalisierungsstrategie lässt sich nicht einfach aus der Hinterhand zaubern. Neben den optimalen technischen Tools braucht es vor allem einen Kulturwandel innerhalb der Organisation. Es ist also sinnvoll, zuerst Zusammenarbeit und Organisation innerhalb der Organisation zu digitalisieren und auf dieser Basis dann nach und nach auch das Geschäftsmodell anzupassen.
Ansprüche der Angestellten
In den vergangenen Jahren stieg der Anspruch auf Homeoffice und moderne Arbeitsplätze auch bei Non-Profit-Organisationen. Home-Office, Videokonferenzen und die gemeinsame Ablage von Dokumenten gehören heute zur selbstverständlich erwarteten Infrastruktur. Microsoft bietet gerade NPO umfassende Lösungen, die nicht nur die Zusammenarbeit in Teams vollständig abdecken, sondern auch für nötige Sicherheit und Compliance (Erfüllung der regulativen Vorschriften wie beispielsweise Datenschutz) sorgen. Staatlich anerkannten NPO gewährt Microsoft finanziell einige nicht zu verachtende Vorteile.
In erster Linie ist hier Microsoft 365 gemeint, das die vollständige Palette an benötigten Zusammenarbeits-Tools aus einer Hand zur Verfügung stellt: Mail, Chat, gemeinsame Datenablage und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Videocalls, Kalender oder Projektplanung – all dies selbstverständlich auch in seiner mobilen Ausprägung. Ausserdem besteht die Möglichkeit, branchenspezifische Lösungen in den Workflow mit MS 365 zu integrieren. Diese Möglichkeit bieten auch zahlreiche Produktivitäts-Apps. So ist es möglich, bewährte Arbeitsinstrumente in die neue digitalisierte Arbeitsumgebung zu übernehmen.
Zusammenarbeit vereinfachen
Die Umstellung auf digitalisierte Arbeitsprozesse soll nicht nur die Effizienz erhöhen, sondern auch die Zusammenarbeit innerhalb der Teams vereinfachen. Dazu braucht es eine klare Definition der Kommunikationskanäle: Mails beispielsweise sollten möglichst nur noch für allgemeine Informationen genutzt werden. Projektbezogene Informationen gehören in Kanäle wie Chat oder auch OneNote. Die Datenablage ist ebenfalls genau geregelt, Berechtigungen und Abläufe sind für alle Mitarbeitenden logisch nachvollziehbar. Diese spezifische Nutzung der unterschiedlichen Tools von MS 365 erhöht die Arbeitseffizienz und auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden nachweislich.
Zuerst Digitalisierung lernen...
In einer ersten Phase sollte das Team sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen und die Funktionen lernen. Wichtig ist, dass die Organisation eine gründliche Ausbildung ermöglicht und gerade in den ersten Wochen und Monaten Fragen der Mitarbeitenden schnell und unkompliziert beantwortet. Sehr wahrscheinlich müssten zuvor definierte Arbeitsprozesse nochmals angepasst werden. Hier braucht es eine gewisse Flexibilität von allen Seiten. Ein externer Dienstleister muss in der Lage sein, diese Wünsche und Anforderungen aufzunehmen, bei Bedarf zu beraten und die Änderungen umzusetzen.
... dann Skills nutzen
Die interne Umstellung auf eine weitgehend digitalisierte Arbeitsumgebung ist aber nur der erste Schritt zu einer umfassenden digitalen Transformation. Denn mit herkömmlichen Mitteln wie Papiermailing, E-Mails oder Telefonmarketing wird es immer schwieriger, gerade junge Zielgruppen anzusprechen. Digitale Lösungen bieten NPO direktere und günstigere Methoden zur Interaktion mit Spenderinnen, Freiwilligen und anderen Stakeholdern. So gibt es beispielsweise einfache Unterstützungsmöglichkeiten ohne Einzahlungsschein. Auch die Organisation von Freiwilligenarbeit ist heute online und in Echtzeit überhaupt kein Problem mehr. Kommt dazu, dass auf den verschiedenen sozialen Netzwerken wie Facebook oder Instagram die Arbeit der NPO hautnah und sympathisch dargestellt werden kann.
Fazit
Eine umfassende digitale Strategie kann von einer NPO nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn das NPO-Team täglich mit den Tools und Möglichkeiten der digitalen Welt arbeitet. Dieser digitale Mindset innerhalb der Organisation ist entscheidend dafür, dass sich auch traditionelle NPO weiterhin erfolgreich für ihre Ziele und Anliegen einsetzen können.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Reise in die digitale Zukunft anzutreten und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren, zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Umsetzung und Implementierung passender Lösungen zu helfen.