Seit April 2024 vereint der neue Microsoft Planner leistungsstarke Funktionen wie KI-gestützte Planung, erweiterte Projektmanagement-Tools und eine optimierte Benutzeroberfläche in einer einheitlichen Lösung. Diese Updates machen ihn zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die effiziente Zusammenarbeit und Produktivität moderner Teams.
Von einfachen To-do-Listen bis zu komplexen Projektplänen: Mit Planner stellt Microsoft ein vielseitiges Tool zur Aufgaben- und Projektverwaltung bereit, das Teams dabei unterstützt, ihre Aufgaben zu organisieren und effizient zusammenzuarbeiten. Durch die Integration in Microsoft Teams und andere Office-365-Anwendungen ermöglicht Planner eine nahtlose Zusammenarbeit, sodass Aufgaben stets im Blick behalten und Ziele effektiv erreicht werden können.
Seit April 2024 ist der «New Planner» in Microsoft Teams verfügbar (eine eigene App ist geplant). Wie der Name erahnen lässt, wartet die aktuelle Version des Tools mit einer Vielzahl neuer Funktionen auf. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen und zeigen auf, wie diese mit grösstmöglichem Nutzen in den Arbeitsalltag integriert werden können.
«New Planner» von Microsoft: KI und mehr
Eine der bedeutendsten Neuerungen ist die Integration von Microsoft Copilot. Microsofts hauseigener KI-Agent erlaubt in Planner völlig neue Möglichkeiten der Projektplanung und -verfolgung. Copilot kann auf Basis von Benutzereingaben automatisch Aufgaben, Ziele und Zeitpläne generieren, was den Planungsprozess beschleunigt. Ein Beispiel aus der Praxis: Wenn ein Team ein neues Projekt beginnt, kann Copilot dazu genutzt werden, mit einer einfachen Spracheingabe wie etwa «Erstelle einen Plan für die Produkteinführung», einen vollständigen Projektplan anzufertigen. Copilot analysiert die Eingaben, erstellt eine Struktur mit Aufgaben und Zielen und erleichtert es dem Team, sofort loszulegen.
Neben der Integration von Copilot gehört die erweiterte Projektverwaltung durch Timeline- und Abhängigkeits-Management zu den wichtigsten Updates des neuen Planners. Diese Funktion ermöglicht es Arbeitsgruppen, Projekte visuell zu planen und alle Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben klar zu definieren. Dies ist besonders nützlich, wenn es darum geht, grosse und komplexe Projekte mit klar gesetzten Fristen zu organisieren. Die visuelle Darstellung in Form von Zeitleisten (Gantt-Diagramm) bietet eine klare Übersicht über den gesamten Projektverlauf und hilft, mögliche Engpässe oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Genauere Aufgabenverteilung
Überdies lassen sich im neuen Planner Aufgaben nun in kleinere, handhabbare Unteraufgaben unterteilen und individuell zuweisen. Vor allem in Projekten, bei denen verschiedene Teammitglieder an unterschiedlichen Teilen einer Aufgabe arbeiten müssen, ist dies ein grosser Vorteil: Durch die klare Aufteilung und Zuweisung kann jedes Teammitglied seine Aufgaben besser organisieren, was letztlich zu einer effizienteren Arbeitsweise führt. Ergänzend stellt Microsoft in Planner eine Team-Arbeitslastansicht zur Verfügung, die auf einen Blick die gesamte Aufgabenverteilung im Team zeigt. Projektverantwortliche können so die Arbeitslast im Team kontinuierlich überwachen und bei Bedarf anpassen.
Auch die Integration in Microsoft Teams wurde beim neuen Planner deutlich verbessert. So haben Arbeitsgruppen die Möglichkeit, direkt im Kontext einer Aufgabe untereinander zu kommunizieren, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Fragen, Anmerkungen oder Diskussionen finden somit direkt dort statt, wo sie am relevantesten sind: innerhalb der Aufgabe selbst. Hat ein Teammitglied etwa eine Frage zu einer spezifischen Aufgabe, kann es diese direkt in der Aufgabe stellen, andere Teammitglieder erwähnen und somit schneller eine Lösung finden. Dies sorgt für eine reibungslosere Kommunikation und reduziert die Zeit, die für den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen und Kommunikationskanälen benötigt wird.
Zudem präsentiert sich Planner in einer überarbeiteten, vereinfachten Benutzeroberfläche, um eine schnellere Navigation und einen intuitiveren Zugang zu den benötigten Funktionen zu ermöglichen. Nutzer können nun schneller zwischen verschiedenen Ansichten wechseln und genau die Werkzeuge anwählen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Die vereinfachte Oberfläche und die bessere Performance machen den neuen Planner zu einem noch leistungsfähigeren Tool für die tägliche Arbeitsorganisation.
Fazit
Mit seinen Funktionen bietet der neue Microsoft Planner entscheidende Verbesserungen in der Verwaltung von Aufgaben und Projekten. Die Integration von Microsoft Copilot, erweiterte Projektmanagement-Funktionen und eine optimierte Benutzeroberfläche machen den Planner zu einem unverzichtbaren Werkzeug für moderne Teams. Die Neuerungen, die Microsoft vorgenommen hat, hieven Teamarbeit auf ein neues Level und sorgen für gesteigerte Produktivität und eine bessere Projektorganisation.