Die interne Kommunikation stellt für jedes Unternehmen ein Grundbaustein für eine wertorientierte sowie offene Unternehmenskultur dar. Zudem trägt sie einiges zur Mitarbeitermotivation und dem Erfolgsfaktor bei. Eine transparente und zielgerichtete Kommunikation erleichtert dabei den Arbeitsalltag und Informationsverbreitung beträchtlich und kann mit sorgfältig ausgearbeiteten Kommunikationsrichtlinien optimiert werden. Eine Herausforderung, welche sich jedoch heutzutage ergibt, sind die vielen technischen Möglichkeiten und die grosse Auswahl an digitalen Tools. Gerade dieser Overload kann dazu führen, dass die interne Kommunikation darunter leidet oder nicht vollständig ausgeschöpft wird.
Wir helfen Ihnen aus diesem Dschungel von Möglichkeiten und erklären Schritt für Schritt, wie interne Kommunikationsrichtlinien im Handumdrehen umgesetzt werden können und was die technischen Möglichkeiten sind. Ferner zeigen wir die vielen Vorteile auf, die sich für das Unternehmen und ebenso den Teamspirit ergeben können.
Kommunikationsrichtlinie richtig definieren
Zu Beginn empfiehlt es sich, interne Kommunikationsrichtlinien festzulegen. In diesem Zusammenhang sollte man sich im Vorfeld einige Fragen beantworten, wie in folgender Abbildung ersichtlich gemacht wird:
Eine zu saloppe Sprache, mehrdeutige Aussagen und Abkürzungen können schnell falsch verstanden werden, irritieren oder gar verletzen. Gerade dann, wenn unterschiedliche Teams und Abteilungen untereinander kommunizieren, ist das taktische Ausschliessen von Missverständnissen durch eine transparente und klar strukturierte Kommunikationsbasis Gold wert.
Der optimale Prozess
Das Einführen von Kommunikationsrichtlinien und deren Umsetzung ist nicht ein Prozess, welcher von heute auf morgen geschieht. In einem ersten Schritt muss sich das Unternehmen erst einmal Gedanken machen, welche internen Kommunikationsinstrumente überhaupt aktuell zur Verfügung stehen. Des Weiteren sollte sich die Frage gestellt werden, welche Kommunikation jeweils über welchen Kanal abläuft und wie Aufgaben worüber ausgeführt oder mitgeteilt werden. In einem Kosmetikstudio beispielsweise ist es von Nöten, dass diejenigen Personen anwesend sind, welche ebenfalls für Termine eingebucht wurden. Doch was geschieht, wenn jemand unvorhergesehen erkrankt oder eine andere Person den Zugang zum Kassensystem nicht mehr weiss? Hierbei eignet sich ein solches Kommunikationskonzept, damit Mitarbeitende wissen, was in welcher Situation zu tun ist und mit welcher Antwortzeit man rechnen kann. Auch in diesem Zusammenhang ist es wichtig zu evaluieren, wo die Mitarbeitenden am besten erreicht und was geschäftskonform ist. Auf Basis oben genannter Fragen werden Erkenntnisse gewonnen, was gut und was eher weniger funktioniert. Sinnvolle Alternativen können aus diesem Prozess heraus ermittelt und in einem späteren Schritt implementiert werden. Wichtig anzumerken ist dabei, dass unter Kommunikationsrichtlinien nicht nur festzulegen ist, wie man miteinander schreibt, sondern im Allgemeinen, wie und über welche Kanäle kommuniziert wird.
Unterschiedliche Gesprächsarten
Neben den Kommunikationsrichtlinien sind ebenfalls geeignete Werkzeuge und die Sicherheit der Dokumentation zu definieren oder etablieren. Moderne Kommunikationsmedien bieten uns heutzutage unterschiedlichste Möglichkeiten zum Austausch und zur Zusammenarbeit, die in informelle und formelle Gespräche unterteilt werden können.
Pausen fallen meist bei virtuellen Gesprächen weg, weshalb der informelle Austausch dort stark vertreten ist. Es ist jedoch auch kein Geheimnis, dass ein Lacher oder schneller persönlicher Austausch in virtuellen Gesprächen den Teamspirit steigern. Wichtig an dieser Stelle ist es jedoch, dass eine Plattform für informelle und «kontrollierte» Kommunikation geschaffen wird, um den Arbeitsfluss nicht unnötig zu stören.
Offizielle Entscheidungen oder Angelegenheiten sollten stets auf dem möglichst bestgelesenen Kanal versandt oder an einem zentralen Ort abgelegt werden, damit alle beteiligten Personen jeweils den uneingeschränkten Zugriff auf die Informationen haben. Dazu eignen sich insbesondere die Produkte von Microsoft 365. Mithilfe von SharePoint können Dateien unkompliziert untereinander ausgetauscht und geteilt werden. Des Weiteren kann darin auch ein Genehmigungsprozess, respektive eine Lesekontrolle eingebaut werden. Gut eignet sich auch der Microsoft Planner, in welchem man die anstehenden Tasks mitsamt Dokumenten sortieren und ordnen kann. Datenschutz- und Sicherheitsmassnahmen sollten auch an dieser Stelle nicht zu kurz kommen, weshalb das Kontrollieren der Zugriffsrechte bei bestimmten Unterlagen ein Muss darstellt. Nachrichten sollten zudem nur während den Bürozeiten versendet werden und eine Notfallkommunikation nur via Notfallkanal erfolgen. Die Definition, welches Medium, respektive Kanal sich für welche Kommunikationsart eignet, ist Sache der Definition und kann in jeder Unternehmung unterschiedlich sein.
Passende Tools für unterschiedliche Meetingarten
Es ist sinnvoll, wenn man für die diversen Meetingarten auch klare Vorgehensweisen definiert, um den Kommunikationsfluss zu vereinfachen.
Das Ziel dieses Prozesses ist es, Informationen wie beispielsweise Ergebnisse, Projektstatus oder Erkenntnisse, zu übermitteln. Im Vorhinein kann es sich eignen, die offenen Fragen zu sammeln und etwas vorzubereiten. Dafür eignen sich die Chatfunktion in Microsoft Teams oder aber die im Microsoft 365 integrierte Austauschplattform Yammer. Auch Microsoft Forms eignet sich hervorragend zur Informationsgewinnung Der Vorteil dieser Tools ist, dass die Fragestellungen für alle sichtbar gemacht werden können und man so einen Überblick hat, was genau besprochen wird.
Das Erarbeiten von neuen Vorgehensweisen oder Projekten kann eine Herausforderung darstellen. Insbesondere Diskussionen und Brainstorming gehören zu den häufigsten Arbeits- und Kommunikationsmethoden. Hierbei ist es wertvoll, wenn die gemeinsame Bearbeitung sowohl synchron als auch asynchron erfolgt. Missverständnisse können so vermieden werden, gleichzeitig werden auch die erarbeiteten Ergebnisse automatisch archiviert und sind schliesslich für Folgegespräche und Planungen jederzeit einfach einsehbar. Möglichst formfreie Tools, wie ein OneNote oder aber Mindmap mit Microsoft Whiteboard, eigenen sich hervorragend für diese Art der Ideensammlung/Entwicklung.
Gerade wenn es um Entscheidungen geht, ist eine transparente Kommunikation das A und O. Entscheidungsvorschläge werden meist basierend auf deren Wirtschaftlichkeit sowie Machbarkeit geprüft, wobei Diskussionen, Abstimmungen und Konsensfindungen die vorherrschenden Herangehensweisen darstellen. Kommunikationsrichtlinien können in diesem Zusammenhang hilfreich sein, und eine fundierte Grundlage darstellen.
Der Weg zu einer sauberen Kommunikation
Schliesslich ist es wichtig, dass die von der Organisation aufgestellten Richtlinien nicht nur ausgearbeitet, sondern auch von allen Beteiligten umgesetzt werden. Auch wenn es so scheinen mag, dass das Miteinbeziehen weiterer Tools einige Vorteile mit sich bringt und die Mitarbeitenden produktiver macht, kann schnell das Gegenteil wahr werden und es herrscht Verwirrung statt Ordnung. Ausserdem sollten keine zusätzlichen Werkzeuge unabhängig voneinander und in unterschiedlichen Abteilungen ausgewählt und übernommen werden. Zu guter Letzt bietet es sich an, die internen Richtlinien, respektive die Kommunikationspolitik von einer unabhängigen Person, beispielsweise dem IT-Provider zu challengen. Einerseits um mögliche Effizienzverbesserungen nicht auszulassen und andererseits, um Wissen und Erfahrungen aus anderen Organisationen zu übernehmen (Best-Practice-Ansatz).
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