Wer seine IT in fremde Hände gibt, will keine Risiken eingehen. Wenn Sie einige grundlegende Regeln beachten, gelingt das IT-Outsourcing.
Gesundes Wachstum führt in einem KMU manchmal auch zu unerwünschten Begleiterscheinungen: Denn mit der Grösse der Firma wächst auch der Bedarf nach mehr und komplexerer IT-Infrastruktur. Dazu kommt der Anspruch, auch im Homeoffice zu arbeiten oder Daten unterwegs abzurufen. Irgendwann stellt sich dann für die Geschäftsleitung die entscheidende Frage: Können und wollen wir den Betrieb der IT noch selbst stemmen, oder brauchen wir dafür einen externen Partner?
Das Outsourcing der IT ist ein wichtiger Schritt in der Wachstumsstrategie eines KMU. Denn die Erfahrung zeigt: Der Unterhalt einer eigenen IT-Abteilung mit internen Spezialisten lohnt sich in den meisten Fällen nicht. Die Vorteile eines Outsourcings liegen auf der Hand. Externe Anbieter verfügen über ausgewiesene Spezialisten, etwa in den Bereichen Security oder Netzwerk, Skalierungsvorteile können an die Kunden weitergereicht werden, Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit müssen den Kunden nicht interessieren. Ausserdem kann sich die Firma auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und braucht sich nicht mit branchenfremdem Wissen zu belasten. Doch die Verantwortlichen sollten nicht nur die Vorteile im Auge behalten, sondern auch die Risiken. Denn nur mit dem richtigen Partner kann ein Outsourcing langfristig auch Mehrwert schaffen.
Den richtigen IT-Anbieter finden
Die Arbeit beginnt bereits vor der Auftragserteilung. Die gründliche Prüfung von potenziellen IT-Dienstleistern ist unerlässlich. Diese umfasst die Bewertung der Referenzen, der Compliance mit Datenschutzbestimmungen und der Sicherheitsstandards sowie der Kompetenzendes des Anbieters in der betreffenden Branche. Ein wichtiges Hilfsmittel sind die Zertifizierungen, mit denen seriöse Outsourcing-Partner ihre Kompetenzen nachweisen. Microsoft beispielsweise vergibt rollenbasierte Zertifizierungen in den Bereichen Azure, Microsoft 365, Dynamics 365 und Power Platform und Security, Compliance and Identity.
Rahmen definieren
Ist ein Outsourcing-Partner gefunden, gilt es, einen klaren Rahmen für die Zusammenarbeit festzulegen. In diesen so genannten Service Level Agreements (SLA) werden die Leistungen des Anbieters im Detail vertraglich festgehalten. Hier seien insbesondere die Themen Security, Ausfall- und Reaktionszeiten genannt. Im Vorfeld sollten sich die Verantwortlichen aufseiten des KMU im Klaren darüber werden, was genau sie auslagern wollen, wie die Verantwortlichkeiten aufgeteilt sind und welche Leistung sie vom Outsourcing-Partner erwarten. Das Wort Partner ist dabei durchaus wörtlich zu verstehen. Die Zusammenarbeit sollte nicht nur technisch funktionierten, sondern auch auf der zwischenmenschlichen Ebene. Entsprechend muss ein SLA auch in enger Zusammenarbeit mit dem Partner entwickelt werden. IT-Dienstleister haben oft jede Menge Erfahrung bei der Aufsetzung solcher Dokumente. Darauf sollte ein KMU unbedingt zurückgreifen. Mit standardisierten IT-Umgebungen, wie sie beispielsweise von Microsoft 365 mit den angegliederten Plattformen geboten werden, ist die Ausarbeitung eines SLA keine Hexerei. Diese Lösungen decken in aller Regel einen Grossteil der Bedürfnisse eines KMU ab. Branchenlösungen ergänzen das Portfolio, wo nötig.
Kontrolle und Überwachung
Beim Umstieg auf ein IT-Outsourcing darf die spätere Kontrolle und Überwachung der Dienstleistungen nicht fehlen. Nur so ist die kontinuierlich hochstehende Qualität der Services unter Einhaltung der SLAs gewährleistet. Regelmässige Berichte über Leistung, Sicherheitsvorfälle und Problembehebungszeiten gehören zu einem nachhaltigen Outsourcing. Ein verlässlicher IT-Outsourcer wird diese Leistung ganz selbstverständlich als Teil seines Angebots definieren.
Kontrolle und Überwachung
Die Auslagerung der Firmen-IT ist aus einigen Gründen naheliegend: Höhere Sicherheit, stabilerer Betrieb, tiefere Kosten und die Freisetzung interner Ressourcen für das Kerngeschäft. Die Auswahl des richtigen IT-Partners muss jedoch mit Sorgfalt erfolgen. Klare Vorstellungen zu den eigenen Bedürfnissen sind zentral. Vor allem die Bereiche Sicherheit und Compliance müssen abgebildet werden. Detaillierte Service Level Agreements (SLA) sorgen für klare Verhältnisse und eine reibungslose Zusammenarbeit. Kontrollen und Audits gewährleisten die gewünschte Service-Qualität. Standardisierte IT-Lösungen aus dem Microsoft-Universum vereinfachen das Outsourcing, die Kontrolle aber auch den Wechsel auf einen anderen Dienstleister erheblich.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Reise in die digitale Zukunft anzutreten und von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren, zögern Sie nicht, uns unverbindlich zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen bei der Umsetzung und Implementierung passender Lösungen zu helfen.
