Kostensenkung und Effizienzsteigerung durch IT-Outsourcing

Die Auslagerung der internen IT ist für viele Firmen ein grosser Schritt. Die finanziellen Vorteile überwiegen praktisch immer – Voraussetzung ist aber ein vertrauenswürdiger Partner.

Es gibt kaum noch ein mittelständisches Unternehmen, in dem die IT nicht zur kritischen Infrastruktur gehört. Fällt sie aus, läuft oft nichts mehr im ganzen Betrieb. Häufig ist nicht nur der administrative Bereich betroffen, wie zum Beispiel das Rechnungs- und Bestellwesen oder die HR-Abteilung, sondern auch ganz unmittelbar die Produktion bzw. die angebotene Dienstleistung. Entsprechend hoch sind die Summen, die in eine zuverlässige IT investiert werden müssen.

Starkes Kostenwachstum

Drei Faktoren tragen heute zum starken Kostenwachstum der IT-Abteilung bei:

• Fachkräftemangel: Gute Mitarbeitende mit einem breiten Wissenshorizont sind schwer zu finden und entsprechend teuer.
• Datensicherheit und Compliance-Vorschriften: Die Bedrohungen sind vielfältig und entwickeln sich dynamisch. Für mittelständische Firmen wird es zunehmend schwierig, auf dem neusten Stand zu bleiben. Ebenso anspruchsvoll ist die gesetzeskonforme Ausgestaltung des Datenschutzes für Angestellte, Partner und Kunden. Ohne Expertenwissen ist das heute fast nicht mehr zu machen.
• Komplexität: Die technische Entwicklung ist ausserordentlich dynamisch. Die Übersicht zu behalten über Angebote, Lizenzen und wichtige Innovationen ist – neben dem Betrieb einer zuverlässigen IT – eine Herkulesaufgabe und für ein kleines IT-Team fast nicht zu stemmen. Dabei sind gerade in diesen Bereichen grosse Einsparungen möglich und es locken auch handfeste wirtschaftliche Vorteile gegenüber der Konkurrenz.

Vor diesem Hintergrund fragen sich viele Firmenverantwortliche, ob sich eine eigene IT-Abteilung noch lohnt. Im Widerstreit liegen dabei grundsätzliche Bedürfnisse: Die Angst beispielsweise, Know-how zu verlieren und sich damit einem Dienstleister auf Gedeih und Verderb auszuliefern. Gleichzeitig das Wissen um die Komplexität, die in einer kleinen IT-Abteilung mit wenigen Mitarbeitenden nicht mehr adäquat abgebildet werden kann. Und nicht zuletzt die technischen Möglichkeiten: Heute haben dank der Cloud auch mittelständischen Firmen Zugriff auf Lösungen, die früher nur den wirklich grossen Firmen zu Verfügung standen.

Was bringt ein Outsourcing?

Eine saubere Kosten-Nutzen-Abwägung ist der erste Schritt zu einem nachhaltigen IT-Outsourcing. Der ehrliche Blick auf die internen Kosten der Mitarbeitenden (Löhne, Sozialabgaben, Arbeitsplätze, Weiterbildung, Ferienvertretungen usw.), zeigt, wie viel Geld bereits heute für IT ausgegeben wird. Voraussetzung ist, dass man überhaupt jemanden findet, was gerade in der IT-Branche zunehmend schwierig wird. Dazu kommen Lizenzen, Hardware, Stromkosten oder Abschreibungen, die ebenfalls nicht vergessen werden dürfen. Nicht selten müssen trotz der vorhandenen internen Arbeitskraft auch externe Spezialisten bezahlt werden, beispielsweise für sicherheitsrelevante Fragen, für die es intern kein Know-how gibt. Aus all diesen Aufwänden ergibt sich eine Summe, die anschliessend mit den Leistungen und Kosten eines Dienstleisters verglichen werden kann.

Nicht nur Kosten zählen

Neben den reinen IT-Kosten müssen noch andere Faktoren berücksichtigt werden, zum Beispiel Effizienz, Sicherheit oder Marktvorteile. Hier geht es darum, wie dank der IT Kosten im Betrieb gesenkt bzw. mehr Umsatz generiert werden kann. Wie leistungsfähig ist das eigene System im Vergleich zu eingekauften Lösungen? Ist es flexibel (Stichwort Skalierbarkeit), sicher und zukunftsfähig und immer auf dem neusten Stand der Technik? Ein mittelständisches Unternehmen hat heute dank Outsourcing Zugriff auf hochmoderne und äusserst leistungsfähige IT-Systeme, betrieben von zahlreichen Experten in ihrem jeweiligen Fachgebiet: Netzwerk, Security, Datenanalyse, Collaboration, um nur einige Bespiele zu nennen.

Fazit

Der Umstieg von einer internen IT-Abteilung auf einen externen Anbieter ist für die meisten Firmen ein grosser Schritt, der gut überlegt werden will. Die internen IT-Fachleute kennen den Betrieb und die Branche aus dem Effeff. Sie sind ständig zur Hand und können ein Problem auch mal pragmatisch lösen. Demgegenüber stehen die laufenden Kosten, die mit den Angeboten eines Outsourcers naturgemäss nicht konkurrenzieren können. Dazu fehlt der internen Lösung schlicht die Möglichkeit, im selben Masse zu skalieren. Hinzu kommt die rasante technische Entwicklung, die dynamische Situation durch Sicherheitsbedrohungen und die zunehmend komplizierten rechtlichen Rahmenbedingungen auch für mittelständische und kleinere Firmen. Dies alles mit einem internen Team zu stemmen, ist gelinde gesagt anspruchsvoll.

Zentral beim Umstieg auf einen externen Dienstleister ist das Vertrauensverhältnis: Neben dem technologischen Know-how, das eine Selbstverständlichkeit sein sollte, sind auch Branchenkenntnisse und das Wissen um die spezifischen Bedürfnisse des Kunden Grundvoraussetzungen für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Der Grad der Unterstützung ist detailliert in einem SLA festgehalten, das gemeinsam erarbeitet werden sollte. Es empfiehlt sich, diese Rahmenbedingungen regelmässig einer Prüfung zu unterziehen, damit die optimale Dienstleistung jederzeit sichergestellt ist.

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