Die interne Kommunikation ist mit zunehmendem Homeoffice anspruchsvoller geworden. Die Neuorganisation will aber gut überlegt sein, damit sie ein Erfolg wird.
Gibt es noch Leute, die Homeoffice nicht super finden? Ausser Elon Musk vielleicht? So viel Freiheit, so viel Flexibilität und Zeit für kreative Arbeit! Und so wenig Kommunikation, murmelt da der eine Miesepeter, der an allem etwas auszusetzen hat. Aber: Ganz unrecht hat er nicht, wenn wir ehrlich sind. Die dezentrale Arbeit ist gerade für Teams, aber auch für die Entwicklung einer fruchtbaren Firmenkultur eine gewaltige Herausforderung. Die interne Kommunikation muss völlig neu gedacht werden – und mit ihr auch die Organisation von Dokumenten sowie vielen Prozessen und Abläufen. Zum Glück gibt es einige Tipps, die helfen, eine gesunde digitale Kommunikation aufzubauen.
Machen Sie sich ein Bild
Bevor Sie nun Ihrer Belegschaft aus der Hüfte irgendwelche fancy Tools vorsetzen, lohnt es sich immer, sich erst mal einen Überblick zu verschaffen. Das heisst, Fragen zu beantworten, wie beispielsweise wo steht die Firma bei der internen Kommunikation an und was liesse sich verbessern? Wo wollen Sie und Ihr Team nach der erfolgreichen Reorganisation stehen? Mit der Beantwortung dieser Fragen lichtet sich der Nebel meistens und es wird ziemlich klar, in welche Richtung es gehen soll.
Fragen Sie nach
Die Führungsebene hat oft völlig andere Vorstellungen davon, was Kommunikation heisst, als der Rest der Firma. Ein Top-Down-Ansatz ist deshalb bei der Umstrukturierung der internen Kommunikation der Garant für einen Fehlschlag. Eine einfache Umfrage zur Problematik und allenfalls auch zu Lösungsvorschlägen verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über die Bedürfnisse in der Firma. Und nicht nur das, Mitarbeitende fühlen sich auch ernst genommen, wenn sie ihre Meinung äussern dürfen. Und wenn sie gehört werden. Denn, zuerst Fragen und dann doch alles anders machen, ist selten eine gute Idee.
Probieren Sie aus
Richten Sie die Umstrukturierung nicht gleich mit der grossen Kelle an. Testen Sie erst mit einer kleineren Gruppe, ob das Tool und die Art der Kommunikation überhaupt funktioniert. Holen Sie Feedback ein und bessern Sie nach. Unterschätzen Sie keinesfalls die Macht der Bequemlichkeit . Nur wenn ein Tool komfortabel zu bedienen ist und einen deutlichen Mehrwert bietet, wird es von der Belegschaft auch gern angenommen und genutzt. Gerne unterstützen wir Sie in diesem Prozess der optimalen Einführung eines Tools.
Prozesse und Rahmenbedingungen
Kommunikation ist heute so viel mehr, als nur miteinander zu reden, Chats und Videokonferenzen zu nutzen oder Mails zu schreiben. Zur Kommunikation gehören auch die Organisation der Arbeit und der Zugriff auf gemeinsam genutzte Daten. Das heisst konkret, wenn Sie die interne Kommunikation auf neue Pfeiler stellen, dürfen Sie die Prozesse nicht vergessen. Mit Vorteil führen Sie ein Tool ein, das nahtlos in den Rest der digitalen Organisation eingebunden werden kann. Wir machen sehr gute Erfahrungen mit Microsoft-Produkten. So dient Viva Engage von Microsoft als übergreifende Plattform, die ähnlich wie ein Intranet funktioniert und es erlaubt, auch andere Microsoft-Tools einzubinden. Zusammen mit Microsoft 365 ist es möglich, eine schlanke Kommunikation aufzubauen und gemeinsam an denselben Dokumenten zu arbeiten. Veraltete oder gar lokal gespeicherte Dateien sollten damit der Vergangenheit angehören. Sofern sich alle Mitarbeitenden an die Regeln halten.
Optimieren nicht vergessen
Damit sind wir bei einem ganz wichtigen Punkt, denn zur Optimierung der Prozesse gehören klare Regeln. Welche Kanäle sollen für welche Art der Kommunikation genutzt werden? Wo und wie werden Dateien gespeichert? Auch hier gilt: Diese Regeln sollten in enger Absprache mit der Belegschaft getroffen werden. Wer sich nicht wohlfühlt mit den Tools, sie als zu kompliziert und zu wenig intuitiv empfindet, wird sie auch nicht nutzen und trotz aller Anstrengungen wieder auf E-Mail ausweichen. Versuchen Sie also regelmässig, die Tools zu optimieren. Kommunikation ist halt keine einmalige Sache, sondern entwickelt sich gemeinsam mit den Menschen.
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