Ein Überblick über die wichtigsten Funktionen und Vorteile von Azure Information Protection für Unternehmen.
In der heutigen digitalen Welt sind Ihre Dokumente einer der wertvollsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens. Sie enthalten vertrauliche Informationen über Ihre Kunden, Partner, Produkte, Finanzen, Strategien und mehr. Diese Informationen müssen vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl, Verlust oder Missbrauch geschützt werden. Andernfalls riskieren Sie nicht nur Ihre Reputation, sondern auch rechtliche Konsequenzen, Bussgelder oder sogar Strafverfolgung. Azure Information Protection kann in diesen Fällen für mehr Sicherheit auf der Dokumentenebene sorgen.
Was ist Azure Information Protection?
Azure Information Protection (AIP) ist eine Cloud-basierte Lösung von Microsoft, die es Ihnen ermöglicht, Ihre sensiblen Dokumente zu klassifizieren, zu kennzeichnen und zu schützen. Mit AIP können Sie Ihre Dokumente mit einer Reihe von Sicherheitsmassnahmen versehen, wie z.B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Wasserzeichen und mehr. Sie können auch Richtlinien festlegen, die bestimmen, wie Ihre Dokumente verwendet, geteilt und gespeichert werden können. AIP ist besonders nützlich für Unternehmen, die mit verschiedenen Arten von sensiblen Dokumenten arbeiten, wie beispielsweise:
Personenbezogene Daten (PBD): Dies sind Daten, die eine natürliche Person identifizieren oder identifizierbar machen können, wie z.B. Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Geburtsdatum, Gesundheitsdaten, Finanzdaten usw. PBD unterliegen strengen Datenschutzgesetzen, wie z.B. der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die hohe Anforderungen an den Schutz und die Verarbeitung dieser Daten stellen.
Geistiges Eigentum (IP): Dies sind Daten, die das Ergebnis einer kreativen oder innovativen Tätigkeit sind, wie z.B. Patente, Marken, Urheberrechte, Geschäftsgeheimnisse, Designs usw. IP ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor für Unternehmen, die ihre Produkte oder Dienstleistungen von anderen abheben wollen. IP muss vor Nachahmung, Verletzung oder Diebstahl geschützt werden, um den Wert und die Rentabilität des Unternehmens zu erhalten.
Vertrauliche Geschäftsinformationen (VGI): Dies sind Daten, die für die interne oder externe Kommunikation oder Zusammenarbeit des Unternehmens relevant sind, wie z.B. Verträge, Angebote, Rechnungen, Berichte, Strategien, Analysen usw. VGI sind oft zeit- oder situationsabhängig und müssen vor unbefugter Offenlegung oder Veränderung geschützt werden, um die Integrität und Effizienz des Unternehmens zu gewährleisten.
Warum ist AIP wichtig für Unternehmen?
Azure Information Protection ist in vielerlei Hinsichten ein nützlicher Helfer. Es ermöglicht unter anderem eine umfassende Kontrolle über Unternehmensdokumente. Mit nur wenigen Klicks können Nutzer Dokumente klassifizieren und kennzeichnen, um deren Schutzbedarf zu definieren. Es besteht die Möglichkeit, automatische oder empfohlene Klassifizierungen basierend auf dem Inhalt oder Kontext der Dokumente zu nutzen. Unternehmen können sogar eigene, an ihre spezifischen Anforderungen angepasste Klassifizierungen und Kennzeichnungen erstellen. Beispielsweise könnte eine Klassifizierung "Vertraulich" eingeführt werden, die den Zugriff auf autorisierte Personen beschränkt, ergänzt durch eine Kennzeichnung "Nur intern", die die Weitergabe des Dokuments an externe Parteien untersagt.
Sicherheit
Hinsichtlich des Schutzes bietet AIP eine Vielzahl von Sicherheitsmassnahmen, um die Dokumente zu sichern. Diese reichen von Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen bis hin zu Wasserzeichen und Ablaufdaten. Benutzer können auch spezifische Schutzmassnahmen erstellen, die ihre geschäftlichen Bedürfnisse widerspiegeln. Zum Beispiel könnte eine Aktion "Nur lesen" erstellt werden, die es verhindert, dass Dokumente bearbeitet, kopiert oder gedruckt werden, sowie eine Aktion "Nachverfolgen", die eine Überwachung ermöglicht, wer das Dokument geöffnet, bearbeitet oder geteilt hat.
Flexibilität
Die Flexibilität von Azure Information Protection (AIP) zeigt sich deutlich in seiner Fähigkeit, die Sicherheit von Dokumenten über verschiedene Plattformen, Geräte und Anwendungen hinweg zu gewährleisten. Unabhängig davon, ob die Daten in der Cloud gespeichert oder lokal verwaltet werden – AIP sorgt dafür, dass Unternehmensdaten überall sicher sind. Zudem ermöglicht AIP das sichere Teilen von Dokumenten mit externen Parteien. Beispielsweise können Dokumente in SharePoint hochgeladen, mit AIP geschützt und anschliessend über Teams mit Kollegen oder Kunden geteilt werden, die sie dann in ihrer Microsoft 365-App öffnen können. Diese nahtlose Integration in Plattformen wie Microsoft 365, SharePoint und OneDrive macht AIP zu einer unverzichtbaren Komponente in der Datenstrategie jedes Unternehmens.
Ein wesentlicher Vorteil von AIP ist zudem die Möglichkeit, durch das Labeln von Dokumenten eine effiziente Sortierung und Organisation zu erreichen. Dies erleichtert das schnelle Auffinden aller Dokumente mit spezifischen Labels wie „Intern“, und ermöglicht eine gezielte Suche nach Dokumenten mit Labels wie „Rechnung“ innerhalb der gesamten Microsoft 365-Umgebung. Darüber hinaus bietet AIP durch spezifische Label wie 'Intern Privat' eine flexible Sicherheitssteuerung innerhalb von Unternehmensablagen. Diese speziellen Berechtigungen überschreiben die generellen Ablagerechte und ermöglichen so einen verstärkten Schutz sensibler Informationen. Diese Funktionalität erweist sich als besonders wertvoll, da sie es Unternehmen erlaubt, die Zugriffsrechte fein abzustimmen und sicherzustellen, dass vertrauliche Daten auch innerhalb eines breiteren Zugriffsbereichs geschützt bleiben.
Wie können Sie Azure Information nutzen?
Um die vielseitigen Möglichkeiten von Azure Information Protection optimal zu nutzen, bedarf es eines gewissen technischen Know-hows und Verständnisses. Dies beginnt bereits bei der Notwendigkeit eines Azure-Abonnements und erstreckt sich über die Konfiguration und Verwaltung von AIP über das Azure-Portal oder das Microsoft 365 Security Center. Die Einrichtung und Anwendung der AIP-Client- oder Protection-Scanner sowie die Nutzung der mobilen Apps für iOS und Android stellen weitere Schritte dar, um Ihre Dokumente effektiv zu schützen.
Die AIP-Clientanwendung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt in Ihren Office-Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zu klassifizieren und zu schützen. Zudem bietet der Protection-Scanner die Möglichkeit, Ihre lokalen oder in der Cloud gespeicherten Dokumente automatisch zu sichern. Mit diesen Tools können Sie sensible Informationen in Dokumenten erkennen und mit entsprechenden Klassifizierungen und Schutzmassnahmen versehen, wie etwa Verschlüsselung oder Wasserzeichen.
Da die Einrichtung und Anwendung von AIP durchaus komplex sein kann, empfiehlt es sich, auf die Expertise erfahrener IT-Betreuer, wie die zurichnetgroup, zurückzugreifen. Experten können Ihnen nicht nur bei der Implementierung von AIP zur Seite steht, sondern auch wertvolle Mitarbeiterschulungen anbietet. Diese Schulungen helfen Ihrem Team, die komplexen Funktionen und Einschränkungen von AIP zu verstehen und anzuwenden, damit der Einstieg reibungslos gelingt.
Sollten Sie weitere Informationen wünschen oder sich für eine professionelle Unterstützung interessieren, um die Sicherheit Ihrer Daten mit Azure Information Protection zu gewährleisten, zögern Sie nicht, sich mit unserenSpezialisten in Verbindung zu setzen.