Geschäftsprozesse in der Cloud zu automatisieren, ist aus mehreren Gründen eine gute Idee: Man ist orts- und plattformunabhängig, die Effizienz steigt und die Kosten sinken. Microsofts Power Automate ist ein mächtiges Automatisierungstool.
Im Geschäftsalltag gibt es unzählige Prozesse, die immer gleich ablaufen. Im besten Fall sind sie vordefiniert, das spart Zeit und lästige Diskussionen. Dank der Digitalisierung lassen sich sehr viele dieser Prozesse aber auch automatisieren. Voraussetzung dazu: Der Prozess muss in der Cloud angelegt sein, damit die Automatisierung unabhängig vom Standort und dem genutzten Gerät (PC, Tablet, Smartphone) reibungslos von einer beteiligten Person zur nächsten weitergereicht wird. Nicht selten ist ein Prozess aber auch nicht nur auf eine einzige Software beschränkt. Beispielsweise ist es möglich, dass in einem ERP oder einem CRM ein Ereignis stattfindet und dieses dann in einer Mailsoftware weiterverarbeitet wird.
Deshalb sollte die Automatisierung in einer Software stattfinden, die einerseits orts- und plattformneutral ist, andererseits aber auch möglichst viele Produktivitätstools einbindet. Microsoft 365 bietet mit Power Automate genau diese Voraussetzungen. Selbstverständlich ist das Tool auch auf Mac, iPhones und Android-Smartphones problemlos einsetzbar. Hier können anwendungsübergreifende Multi-Step-Aktionen beliebig miteinander verknüpft und kombiniert werden.
Beispiele für eine Automatisierung
Viele Betriebe haben Workflows (oder eben Prozesse), die zum Teil noch papierbasiert funktionieren. Dies bedingt zwingend die Anwesenheit der beteiligten Personen vor Ort. Oft handelt es sich dabei um Handlungen ohne eigentliche Wertschöpfung, beispielsweise Freigabeprozesse. Es ist daher ein erstrebenswertes Ziel, diese Prozesse möglichst stark zu verschlanken. Die durchgehende Digitalisierung aller Dokumente und der vordefinierte automatisierte Prozess bringen dabei die besten Resultate. Power Automate unterstützt nicht nur MS-Programme, sondern rund 450 weitere Produktivitätstools wie z.B. SAP. Power Automate berücksichtigt dabei auf Wunsch die Rollen und Berechtigungen aller Beteiligten.
Ein weiteres praktisches Anwendungsgebiet für automatisierte Prozesse ist die Koordination der Lebenszyklen von Objekten und Daten. Dank der Automatisierung stehen Richtlinien, gesetzliche Vorschriften und die damit verbundenen Aktionen (z.B. Datenvernichtung) jederzeit zur Verfügung.
Kein Fachwissen notwendig
Das Anlegen eines automatisierten Workflows ist denkbar einfach: Power Automate bietet fertige Formulare, die nach einem einfachen Prinzip auszufüllen sind – optimiert auf die beteiligten Tools. Aber auch von Grund auf neu angelegte Abläufe können Laien ohne Programmierkenntnisse erstellen.
Um eine möglichst effiziente Automatisierung umzusetzen, gilt es, ein paar Grundsätze zu berücksichtigen:
Setzen Sie von Anfang an die richtigen Tools ein. Konzentrieren Sie sich dabei auf bewährte Software. Versuchen Sie, die Zahl der Programme möglichst klein zu halten.
Die Automatisierung muss die betrieblichen und gesetzlichen Vorgaben zu den Themen Sicherheit und Compliance berücksichtigen. Hier gilt es besonderes Augenmerk auf die Berechtigungen aller Beteiligten zu legen.
Die Schulung der Mitarbeitenden ist ein zentrales Element beim Einsatz von Power Automate. Allen Beteiligten muss klar sein, wie das Tool zu bedienen ist und vor allem, warum sie in einen Prozess eingebunden werden. Nur so kann die Automatisierung ihre wahren Stärken - mehr Effizienz und tiefere Kosten – wirklich ausspielen.
Fazit:
Es ist betriebswirtschaftlich sinnvoll, Prozesse ohne Wertschöpfung möglichst zu automatisieren. Microsoft 365 stellt mit Power Automate ein Werkzeug zur Verfügung, das intuitiv zu bedienen ist und es IT-Laien ermöglicht, auch komplexe Prozesse zu automatisieren. Power Automat ist eine cloudbasierte Software, kann also unabhängig von Betriebssystem und auf unterschiedlichsten Geräten wie Smartphone, PC oder Tablet genutzt werden. Sie ist nicht auf das Microsoft-Universum beschränkt, es sind rund 450 weit verbreitete Produktivitätstools (z.B. diverse CRM, ERP usw.) eingebunden.
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